Proses Rekonsiliasi Invoice Pada Usaha Kecil dan Menengah
Rekonsiliasi merupakan suatu tahapan atau langkah yang perlu dilakukan dalam mengelola keuangan usaha, baik itu skala besar maupun skala kecil dan menengah (UMKM). Rekonsiliasi membantu perusahaan dalam mencocokan data keuangan antara berbagai system atau aplikasi sehingga tidak ada kesalahan atau kekeliruan yang dapat berdampak pada keuangan usaha. Contohnya, pencatatan transaksi penjualan dan pembelian dalam suatu siklus pada buku besar, memiliki nilai yang sama dengan catatan transaksi kas masuk-keluar yang terekam pada rekening bank perusahaan.
Karena itu, penting bagi usaha besar maupun usaha kecil dan menengah untuk selalu melakukan rekonsiliasi di akhir periode atau siklus keuangan usaha.
Proses atau alur rekonsiliasi pada usaha kecil dan menengah tidak jauh berbeda dengan usaha skala besar. Tantangan yang dihadapi pun sama. Berikut gambaran alur rekonsiliasi usaha kecil dan menengah:
- Pengumpulan data transaksi, seperti invoice penjualan, invoice pembelian, faktur pajak, bukti potong, purchase order, delivery order, BAST, dan sebagainya.
- Mengunduh rekening koran dari bank untuk melihat aktivitas kas masuk dan kas keluar.
- Mencocokkan data antara yang tertulis pada buku besar atau terekam dalam aplikasi pengelolaan invoice, dokumen fisik, serta rekening koran.
- Mengidentifikasi jika ada perbedaan data pada transaksi yang terjadi dalam 1 periode keuangan usaha.
- Jika terdapat perbedaan data, departemen berwenang melakukan pemeriksaan guna menemukan sumber perbedaan dan mengoreksinya. Di sini lah terdapat tantangan yang umum dihadapi oleh pelaku usaha, seperti adanya transaksi yang tercatat ganda, nominal uang masuk berbeda dengan yang tertera pada invoice, adanya kas keluar namun tidak ada dokumentasinya, dan sebagainya. Tantangan ini dapat memperpanjang proses rekonsiliasi, terlebih jika semuanya dikerjakan manual.
- Membuat jurnal penyesuaian untuk mencatat penyesuaian yang dilakukan pada saat rekonsiliasi.
- Membuat laporan rekonsiliasi untuk ditinjau oleh atasan/manajer/pemangku kepentingan yang berwenang.
Demikian gambaran umum alur atau proses rekonsiliasi yang berjalan pada usaha skala kecil dan menengah. Tantangan tidak hanya dihadapi pada saat ditemukannya adanya kesalahan, tetapi juga prosesnya yang berjalan secara manual dapat meningkatkan risiko human error maupun mengurangi keakuratan kecocokan data. Akhirnya, pengerjaan rekonsiliasi menjadi lebih lama.
Data rekonsiliasi yang tidak akurat dapat berdampak pada penentuan keputusan perusahaan. Pelaku usaha tidak dapat membuat keputusan yang tepat sasaran karena data rekonsiliasi yang kurang akurat.
Baca Juga: 6 Alasan Pentingnya Rekonsiliasi Transaksi dalam Menjalankan Bisnis
Tips Melakukan Rekonsiliasi Invoice Pada Usaha Kecil dan Menengah
Pelaku usaha mikro, kecil, dan menengah dapat memperkecil risiko terjadinya kesalahan pada saat melakukan rekonsiliasi transaksi, dan meningkatkan prosesnya menjadi lebih efisien sehingga dapat memberikan dampak baik pada perusahaan dari segi pengelolaan data keuangan.
- Otomatisasi Proses Rekonsiliasi
Proses rekonsiliasi manual rentan terjadi kesalahan dalam pencocokan data. Boleh jadi karyawan yang melakukan rekonsiliasi melewatkan suatu data sehingga timbul adanya perbedaan data. Perusahaan dapat memperkecil risiko ini dengan mengotomatisasi proses rekonsiliasi menggunakan fitur Rekonsiliasi pada aplikasi bisnis. Umumnya, aplikasi bisnis yang menyediakan solusi pengelolaan invoice, memiliki fitur Rekonsiliasi yang mana pencocokan data transaksi dapat berjalan secara otomatis. Salah satu aplikasi bisnis yang menjadi rekomendasi adalah OnlinePajak. Daftar sekarang untuk mencoba fitur Rekonsiliasi ini.
- Menggunakan Aplikasi Terintegrasi
Tantangan lain dalam melakukan proses rekonsiliasi adalah perbedaan system/aplikasi yang digunakan dalam mencatat satu transaksi. Karena itu, gunakan aplikasi terintegrasi yang mana menyediakan solusi pengelolaan invoice. Dengan aplikasi terintegrasi tersebut, perusahaan dapat membuat invoice, mengirimkan invoice, menagih invoice, membayar invoice, menerima dan mencatat pembayaran dalam 1 aplikasi terpadu. Jadi, perusahaan dapat melakukan rekonsiliasi dengan lebih mudah, bahkan secara otomatis dalam 1-klik.
Baca Juga: Lebih Efisien, Ini Keuntungan Otomatisasi Proses Rekonsiliasi dengan Aplikasi Terintegrasi
- Bekerja Kolaborasi Antar-Departemen
Rekonsiliasi tidak dikerjakan sendiri, melainkan ada kolaborasi berbagai departemen di baliknya. Ada departemen accounting yang memeriksa buku besar, ada bagian finance yang memeriksa invoice serta rekening koran, ada bagian purchasing yang memeriksa dokumen pembelian, ada bagian pajak yang memeriksa faktur pajak. Karena itu, perlu adanya kolaborasi yang baik untuk dapat melakukan rekonsiliasi transaksi yang lebih mulus.
- Pencatatan Secara Teratur dan Real-time
Hindari menunda pencatatan aktivitas keuangan dalam jurnal keuangan. Selalu catat transaksi penjualan maupun pembelian secara langsung dan menuliskannya sesuai dengan akun-akun yang benar.
- Lakukan Secara Berkala
Rekonsiliasi dapat dilakukan kapan pun sesuai kebutuhan perusahaan. Untuk menghindari penumpukan transaksi, coba melakukan rekonsiliasi secara berkala sehingga mencegah pencocokkan data dalam jumlah besar. Selain itu, rekonsiliasi invoice yang berjalan secara berkala membantu perusahaan dalam mengelola utang-piutang dengan lawan transaksi. Dengan begitu perusahaan dapat mengirimkan pengingat atau permintaan pembayaran ke lawan transaksi untuk menghindari keterlambatan pembayaran.
- Memantau Proses Rekonsiliasi
Perusahaan perlu mengawasi proses rekonsiliasi agar dapat selalu berjalan sesuai prosedur yang ditetapkan. Jika diperlukan, tinjau prosedur rekonsiliasi secara berkala dan perbarui sesuai dengan kondisi atau kebutuhan usaha.
- Mengawasi Saat Terjadinya Transaksi Bisnis
Selain memantau proses rekonsiliasi, perusahaan perlu mengawasi transaksi yang terjadi untuk menghindari kesalahan-kesalahan yang dapat berdampak pada rekonsiliasi. Misalnya, memeriksa dengan saksama nominal nilai invoice yang harus dibayar oleh lawan transaksi. Apakah sudah termasuk pajak atau belum? Jika melewatkan hal ini, akan berpotensi menimbulkan perbedaan data keuangan pada saat rekonsiliasi.
Untuk dapat mewujudkan tips-tips yang menjadikan proses rekonsiliasi invoice lebih efisien, pelaku usaha kecil dan menengah dapat menggunakan aplikasi bisnis OnlinePajak. Sebagai mitra resmi DJP dan terdaftar serta diawasi oleh OJK Indonesia, OnlinePajak menyediakan solusi pengelolaan invoice untuk pelaku usaha, baik itu usaha skala UMKM maupun usaha skala mulitnasional/internasional. Terdapat berbagai fitur dan layanan yang membantu pelaku usaha untuk dapat mengoptimalkan proses bisnisnya, salah satunya kemudahan dalam melakukan rekonsiliasi invoice.
OnlinePajak merupakan aplikasi terintegrasi sehingga pelaku usaha dapat mengelola invoice dalam 1 aplikasi terpusat. Dengan begitu, pelaku usaha dapat melakukan rekonsiliasi dokumen transaksi tanpa harus bergonta-ganti aplikasi.
Aplikasi bisnis OnlinePajak juga menyediakan fitur Permintaan Pembayaran yang mana pelaku usaha dapat mengirimkan permintaan pembayaran ke lawan transaksi secara langsung. Ketika lawan transaksi berhasil melakukan pembayaran, status invoice akan berganti secara otomatis. Hal ini memudahkan pelaku usaha dalam mengelola invoice dan mengelola piutang usaha.
Selain itu, terdapat fitur multi-user yang mana perusahaan dapat memberikan akses penggunaan aplikasi kepada departemen-departemen berbeda sehingga dapat menciptakan kolaborasi yang lebih lancar.Rekonsiliasi berjalan lancar, laporan keuangan jadi lebih akurat, proses bisnis jadi lebih baik. Tertarik mencoba? Hubungi sales OnlinePajak sekarang untuk informasi cara menggunakan fitur Rekonsiliasi maupun fitur lainnya untuk kebutuhan usaha Anda.