Padahal, procurement mencakup lebih dari sekadar membeli barang. Oleh karena itu, simak artikel ini untuk memahami secara lengkap apa itu procurement, perbedaannya dengan purchasing, komponen penting apa saja yang ada di dalamnya, prinsip, jenis hingga proses pelaksanaannya.
Apa Itu Procurement?
Procurement merupakan serangkaian proses dalam memperoleh barang, jasa, atau pekerjaan dari pihak ketiga (supplier) yang dibutuhkan oleh perusahaan untuk menjalankan operasionalnya. Procurement tidak sekadar transaksi pembelian, namun mencakup kegiatan identifikasi kebutuhan, pemilihan vendor, negosiasi kontrak, pengawasan pengiriman, sampai evaluasi kinerja dari vendor.
Sederhananya, pengadaan ini adalah sebuah proses pengadaan barang dan jasa yang dibutuhkan perusahaan, dilakukan secara sistematis dan strategis supaya mendapatkan kualitas terbaik dengan biaya yang efisien. Bisa dikatakan pengadaan juga bagian strategis dari rantai pasok yang memastikan perusahaan mendapatkan input terbaik guna menghasilkan output terbaik pula.
Perbedaan Procurement dan Purchasing
Walaupun terdengar mirip, procurement dan purchasing adalah dua hal yang berbeda, baik dari segi cakupan maupun tujuannya.
| Aspek | Procurement | Purchasing |
| Cakupan | Strategis (perencanaan, seleksi, kontrak, evaluasi | Taktis (transaksi pembelian) |
| Tujuan | Efisiensi jangka panjang dan hubungan dengan vendor | Mendapatkan barang/jasa secara cepat |
| Fungsi | Melibatkan manajemen, negosiasi, dan analisis | Eksekusi pembelian berdasarkan permintaan |
| Output | Hubungan strategis dan efisiensi biaya | Barang atau jasa yang dibutuhkan |
Kesimpulan:
Purchasing adalah bagian dari Procurement. Pengadaan mencakup strategi dan proses lengkap pengadaan, sementara purchasing lebih fokus pada aksi pembelian.
Komponen-Komponen dalam Procurement
Agar proses procurement berjalan efektif, ada beberapa komponen penting yang harus dikelola dengan baik:
1. Perencanaan Kebutuhan: Identifikasi barang atau jasa yang diperlukan oleh berbagai unit dalam perusahaan.
2. Seleksi Vendor: Menentukan penyedia terbaik melalui tender, evaluasi kualitas, dan harga.
3. Negosiasi Kontrak: Mencapai kesepakatan tertulis yang adil dan jelas terkait harga, waktu pengiriman, dan tanggung jawab.
4. Manajemen Pembelian:Melakukan pembelian sesuai kontrak yang telah disepakati.
5. Penerimaan Barang/Jasa: Memastikan bahwa barang/jasa diterima sesuai spesifikasi dan tepat waktu.
6. Pembayaran: Membayar vendor berdasarkan ketentuan dalam kontrak setelah proses verifikasi dan penerimaan.
7. Evaluasi Kinerja Vendor: Melakukan review terhadap performa vendor sebagai dasar kelanjutan kerja sama.
Jenis-Jenis Procurement
Berdasarkan pada jenis kebutuhan dan cara pelaksanaannya, procurement bisa dibedakan menjadi beberapa kategori berikut ini:
- Direct Procurement: Pengadaan bahan baku utama atau komponen langsung yang digunakan dalam proses produksi seperti bahan baku untuk manufaktur.
- Indirect Procurement: Pengadaan barang/jasa pendukung operasional, seperti ATK, software, jasa kebersihan, dan lain-lain.
- Goods Procurement: Pengadaan yang berfokus pada produk fisik, seperti komputer, alat produksi, bahan baku, dll.
- Services Procurement: Pengadaan yang berbasis jasa atau tenaga kerja, seperti jasa IT, marketing, logistik, dan lainnya.
- Strategic Sourcing: Procurement yang berorientasi pada jangka panjang dan hubungan kerja sama strategis dengan vendor.
Baca Juga: 7 Sumber Modal Usaha untuk Kembangkan Bisnis
Proses Procurement
Secara umum, proses procurement terdiri dari beberapa tahap sistematis berikut ini:
1. Identifikasi Kebutuhan
Masing-masing divisi mengajukan kebutuhan barang/jasa sesuai rencana kerja.
2. Permintaan Pembelian (Purchase Request)
Kebutuhan dikompilasi dan dibuatkan permintaan pembelian resmi.
3. Pemilihan Vendor
Tim procurement menilai penawaran dari vendor berdasarkan harga, reputasi, kualitas, dan waktu pengiriman.
4. Negosiasi dan Kontrak
Diskusi harga, termin pembayaran, dan klausul hukum dituangkan dalam kontrak.
5. Penerimaan Barang/Jasa
Vendor mengirim barang atau menjalankan jasa, lalu divisi terkait melakukan pengecekan kualitas dan kuantitas.
6. Pembayaran
Setelah proses verifikasi, pembayaran dilakukan sesuai kesepakatan.
7. Evaluasi Vendor
Penilaian dilakukan untuk mengetahui apakah vendor layak untuk kerjasama jangka panjang.
Pentingnya Procurement dalam Perusahaan
Pengadaan yang dilakukan secara sistematis bisa membantu perusahaan untuk:
- Menghemat biaya operasional
- Mendapatkan produk/jasa berkualitas
- Menjaga kelancaran operasional
- Menghindari konflik dengan vendor
- Meningkatkan daya saing perusahaan
Kesimpulan
Apa itu procurement? Procurement adalah proses strategis dalam pengadaan barang dan jasa yang dibutuhkan oleh perusahaan. Berbeda dari purchasing yang lebih taktis, procurement mencakup perencanaan, pemilihan vendor, negosiasi, hingga evaluasi.
Dengan memahami komponen, jenis, dan prinsip pengadaan, perusahaan dapat membangun sistem pengadaan yang efisien, transparan, dan mendukung pertumbuhan jangka panjang. Di era bisnis modern, procurement bukan hanya soal membeli, tapi tentang membangun kemitraan yang saling menguntungkan dan berkelanjutan.
Bicara soal pengadaan yang mana terkait dengan pengelolaan invoice juga, OnlinePajak menjadi one-stop-solution platform yang memungkinkan Anda membayar tagihan invoice bahkan melakukan penagihan pembayaran invoice ke customer adalah OnlinePajak. OnlinePajak menjadi one-stop solution dalam kebutuhan pengelolaan transaksi bisnis dan kewajiban perpajakan Anda.
Hubungi tim sales OnlinePajak untuk informasi lebih lengkap dan temukan solusi dari masalah bisnis dan perpajakan Anda. Mulai perjalanan digitalisasi invoice Anda sekarang bersama OnlinePajak.