Perbedaan Purchase Requisition dan Purchase Order yang Perlu Anda Ketahui

Sekilas Mengenai Purchase Requisition

Sebagian perusahaan menerapkan flow pengadaan atau pembelian barang dengan menggunakan dokumen purchase requisition atau biasa disingkat PR. Purchase requisition adalah dokumen permohonan pembeliaan yang diajukan untuk melakukan pengadaan barang/jasa yang dibutuhkan. 

Jadi, departemen dalam perusahaan yang ingin melakukan pembelian suatu barang/jasa, harus mengajukan permohonan pembelian itu kepada bagian procurement atau purchasing. Pengajuan permohonan ini menggunakan dokumen purchase requisition yang berisikan informasi seperti:

1. Tanggal pengajuan permohonan
2. Departemen yang ingin melakukan pembelian
3. Barang dan/atau jasa yang ingin dibeli
4. Harga dan total harga pembelian
5. Keterangan (alasan pembelian/kebutuhan pembelian)
6. Tanda tangan pihak yang berkaitan (Pihak yang mengajukan, mengetahui, dan menyetujui pembelian tersebut)

Selanjutnya setelah mengajukan permohonan pembelian kepada procurement, menunggu persetujuan pihak-pihak terkait. Jika disetujui, procurement dapat melakukan pembelian ke vendor. Pada tahapan ini, procurement akan menghubungi vendor untuk membeli barang sesuai yang tertera pada dokumen purchase requisition. Setelah vendor memastikan ketersediaan barang, terjadilah transaksi bisnis yang mana vendor mengirimkan invoice penjualan kepada pihak procurement sebagai pembeli.

Perusahaan, dalam hal ini bagian procurement perlu mengajukan permohonan pembayaran transaksi pada bagian keuangan perusahaan (finance). Jika sudah disetujui, finance perusahaan akan membayar invoice tersebut sesuai dengan termin yang disepakati.

Pembayaran invoice dapat menggunakan kartu kredit, melalui aplikasi bisnis OnlinePajak. Bayar invoice dengan kartu kredit ini merupakan salah satu fitur yang dapat perusahaan gunakan untuk meningkatkan kelancaran transaksi bisnis sekaligus menjaga arus kas perusahaan.

Nikmati pembayaran invoice dengan 1-klik tanpa mengganggu arus kas perusahaan. Ditambah dengan masa jatuh tempo hingga 55 hari, membantu perusahaan dalam mengeelola keuangan lebih baik.

Hubungi sales OnlinePajak sekarang untuk informasi fitur bayar invoice ini atau panduan membuat akun gratis.

Purchase Requisition dan Purchase Order

Apakah purchase requisition dan purchase order adalah dua dokumen yang sama?

Meski memiliki fungsi untuk pengajuan pembelian, keduanya merupakan dokumen yang berbeda.

Purchase Requisition adalah dokumen pengajuan pembelian yang diserahkan kepada procurement perusahaan. Artinya, dokumen ini diserahkan dari satu departemen ke procurement dalam 1 perusahaan yang sama.

Sedangkan purchase order adalah dokumen pengajuan pembelian yang diajukan kepada vendor atau lawan transaksi. Artinya, dokumen ini diserahkan ke pihak eksternal perusahaan. 

Purchase order merupakan dokumen pemesanan kepada pihak vendor sebelum terjadinya transaksi. Dengan dokumen ini, membantu vendor untuk memastikan ketersediaan barang/jasa untuk diserahkan kepada pembeli.

Baca Juga: Purchase Order: 5 Langkah Efisien Sebelum Membuat PO 

Manfaat Penggunaan Purchase Requisition

Adanya purchase menjadikan flow transaksi bisnis yang diproses secara internal menjadi lebih rapi dan terkendali. Pengadaan barang untuk bisnis menjadi lebih mudah dan lebih hemat. 

Namun lebih dari itu, masih ada beberapa manfaat lainnya yang dapat perusahaan nikmati dengan adanya purchase requisition ini.

1. Pengadaan aset perusahaan menjadi lebih terkendali

Adanya dokumen PR ini membantu perusahaan dalam mengendalikan pengadaan barang. Perusahaan dapat melacak dan memantau aset miliknya, kemudian dapat mempertimbangkan dengan lebih matang keputusan untuk membeli aset baru.

Pengadaan barang secara terus menerus dapat mengganggu arus kas perusahaan serta menimbulkan pemborosan yang dapat merugikan perusahaan. 

2. Melindungi aset perusahaan

Pembelian barang melalui permohonan PR membantu perusahaan dalam menyimpan data aset tersebut. Dengan begitu, perusahaan dapat memantau aset miliknya dengan lebih mudah dan menjaga agar terhindar dari kerusakan, kehilangan, maupun hal-hal yang dapat mendatangkan kerugian.

3. Menghindari kecurangan dalam pembelian barang

Risiko kecurangan dapat terjadi kapan saja, termasuk dalam berbisnis. Dengan adanya dokumen purchase requisition, perusahaan dapat mencegah terjadinya kecurangan dalam pembelian. Sebab, pembelian barang akan menggunakan uang perusahaan. Maka, kecurangan yang terjadi dapat menghilangkan uanng perusahaan sehingga dapat memunculkan kerugian perusahaan.

Dokumen purchase requisition membantu mencegah terjadinya pembelian yang menyimpang atau berpotensi mencurigakan. Sebab, dokumen ini membutuhkan persetujuan pihak berwenang dalam perusahaan untuk melakukan pembelian. Dengan begitu, perusahaan dapat memastikan jika pembelian tersebut benar dan bukan transaksi gelap.

Baca Juga: Pembelian Bersih: Konsep, Manfaat, dan Cara Menghitungnya

Demikian pembahasan singkat mengenai purchase requisition, perbedaannya dengan purchase order, dan manfaatnya untuk perusahaan. 

Simpulannya, purchase requisition merupakan salah satu dari sekian banyak dokumen yang digunakan dalam proses transaksi bisnis. 

Sebelum terjadi transaksi bisnis, umumnya terjadi pengajuan permohonan pembelian dari salah satu departemen ke bagian procurement atau purchasing, menggunakan dokumen PR.

Penggunaan dokumen PR sangat penting karena dapat membantu perusahaan dalam melindungi asetnya serta mencegah terjadinya penyelewengan dalam pengadaan barang.