Apa itu Purchase Order?
Purchase Order (PO) adalah dokumen yang dibuat oleh pembeli kepada pemasok untuk melakukan pemesanan barang atau jasa dengan spesifikasi tertentu. Dokumen ini berisi informasi penting seputar jenis barang/jasa yang dipesan, jumlah, harga, syarat dan ketentuan pembayaran serta pengiriman. Tidak hanya memastikan pembelian dilakukan sesuai dengan kebutuhan, PO juga menjadi bukti transaksi yang sah antara pembeli dan pemasok.
5 Langkah Penting Membuat PO
Berikut adalah 5 langkah yang efektif dalam pembuatan purchase order:
- Identifikasi Kebutuhan Pembelian: Tentukan terlebih dahulu barang atau jasa yang diperlukan oleh perusahaan. Pastikan juga untuk membuat daftar lengkap spesifikasi hingga kuantitas yang dibutuhkan.
- Pilih Pemasok: Memilih pemasok sesuai kebutuhan perusahaan adalah hal penting. Perhatikan pula reputasi pemasok, kualitas, hingga layanan yang diberikan.
- Isi Detail PO: Dalma membuat PO, sertakan informasi yang dibutuhkan, seperti nama, pemasok, alamat pengiriman, nomor kontak, deskripsi barang atau jasa, jumlah, harga per unit, total harga, syarat pembayaran, hingga jadwal pengirimannya.
- Tinjau & Periksa Kembali: Jangan lupa untuk selalu periksa kembali seluruh detail yang tertera dalam PO untuk memastikan keakuratan informasi. Selanjutnya, tinjau dengan seksama sebelum mengirimkannya kepada pemasok.
- Kirim PO: Setelah Anda yakin semua informasi sudah jelas dan benar, kirimkan purchase order kepada pemasok melalui email atau sistem pembelian yang dibutuhkan. Anda juga bisa menggunakan aplikasi yang bisa bisa melakukan pembayaran ke supplier atau melakukan permintaan pembayaran dengan lebih mudah seperti OnlinePajak.
Manfaat Membuat Purchase Order
Seperti yang dikatakan sebelumnya bahwa purchase order merupakan dokumen penting dalam transaksi jual-beli. Lalu, apa saja manfaatnya? Berikut ini manfaat dari pembuatan purchase order yang perlu kamu pahami.
Pengendalian Pengeluaran
Perusahaan yang membuat PO, dapat memastikan pembelian akan dilakukan sesuai dengan anggaran yang telah disepakati. Dokumen ini pula yang akan membantu dalam mengendalikan pengeluaran dengan menyediakan batas harga dan jumlah yang telah ditentukan sebelumnya.
Baca Juga: Purchase Order: Pengertian, Fungsi, & Formatnya
Transparansi & Akuntabilitas
Dalam dokumen PO akan dicatat secara detail tentang barang/jasa yang dipesan, termasuk harga, jumlah, dan syarat lainnya. Hal ini akan menciptakan transparansi dan akuntabilitas dalam proses pembelian. Sehingga dapat memudahkan dalam pelacakan dan audit di masa yang akan datang.
Pencegahan Kesalahan & Sengketa
Informasi yang jelas dan detail dalam PO, dapat mengurangi risiko kesalahan dan sengketa antara pembeli dan pemasok. Dengan adanya PO, kedua pihak akan memiliki pemahaman yang sama akan spesifikasi dan syarat-syarat pembelian.
Efisiensi Administrasi
PO membantu perusahaan dalam meningkatkan efisiensi administrasi dengan menyederhanakan proses pembelian. Dengan adanya PO yang berisi seluruh detail transaksi, perusahaan dapat terhindar dari kebingungan dan kekacauan dalam mengelola pesanan.
Dengan demikian, proses pembuatan purchase order dari pemilihan barang hingga pembuatan invoice membantu memastikan kelancaran proses pembelian barang atau jasa yang dibutuhkan untuk operasi bisnis.
Baca Juga: Purchase Requisition: Fungsi, Format & Perbedaannya dengan PO
Kesimpulan
Pembuatan Purchase Order merupakan langkah yang penting dalam pengelolaan bisnis agar lebih efektif. Dokumen PO ini akan membantu perusahaan dalam mengendalikan pengeluaran, menciptakan transparansi dan akuntabilitas, serta meningkatkan efisiensi administrasi.