Pengertian Metode Pengadaan Barang
Metode pengadaan baranng identik dengan pengadaan barang yang dilakukan oleh pemerintah. Mengutip dari Wikipedia, metode pengadaan adalah tata cara untuk melakukan pemilihan penyedia barang atau jasa yang dilakukan oleh Pemerintah Indonesia.
Namun pada praktiknya, perusahaan juga menerapkan metode pengadaan barang untuk mengadakan barang dan/atau jasa untuk kebutuhan operasional.
Pada perusahaan besar, pengadaan barang umumnya akan dilakukan oleh departemen procurement atau purchashing. Departemen ini akan menjalankan pengadaan barang dan jasa untuk perusahaan dengan memerhatikan beberapa faktor tertentu, seperti kualitas, biaya operasional, dan kecepatan waktu pengiriman maupun pengerjaan.
Baca Juga: Purchase Requisition: Fungsi, Format & Perbedaannya dengan PO
Jenis Metode Pengadaan Barang
Ada beberapa jenis metode pengadaan barang yang dilakukan oleh perusahaan di masa kini, yaitu pengadaan langsung, tender pengadaan barang, vendor tunggal, request for proposal, request for quotation, dan e-purchasing.
- Pengadaan Langsung
Metode pengadaan langsung (direct procurement) adalah proses pengadaan barang dan/atau jasa melalui pengadaan/pembelian langsung. Dengan kata lain, perusahaan akan melakukan pengadaan barang dan jasa dengan membelinya langsung dari vendor.
Perusahaan perlu membuat perencanaan matang dalam melakukan pengadaan langsung agar tidak melebihi anggaran perusahaan, dan pengadaan dapat berjalan lancar.
- Tender Pengadaan Varang
Metode tender adalah metode penawaran yang dilakukan oleh perusahaan untuk mengumpulkan vendor-vendor yang dapat menyediakan barang/jasa sesuai kebutuhan. Jadi, perusahaan membuka tender ke vendor-vendor yang menyediakan barang/jasa yang diinginkan. Lalu, vendor-vendor tersebut dapat melakukan penawaran terbaik untuk perusahaan. Kemudian, perusahaan akan memilih vendor terbaik setelah masa penawaran selesai.
Saat ini, tender dapat dilakukan secara digital dengan e-tender, yang mana perusahaan dapat bertemu dengan calon vendor secara digital sehingga dapat menghemat waktu dan dapat dilakukan lebih fleksibel.
- Vendor Tunggal
Vendor tunggal adalah metode yang mana hanya ada satu vendor yang dapat memenuhi kebutuhan perusahaan. Perusahaan tidak lagi memilih vendor lain, dan hanya loyal pada satu vendor saja. Metode ini dapat menghemat waktu karena perusahaan dan vendor tidak perlu melalui proses negosiasi dan perusahaan sudah mengetahui pasti kualitas barang/jasa yang disediakan.
Tidak hanya itu, umumnya perusahaan loyal pada satu vendor karena transaksi yang berjalan lancar, seperti proses alur transaksi yang berjalan mulus dan pengerjaan jasa atau pengiriman barang yang tepat waktu.
Di sisi lain, vendor juga senang bekerja sama dengan perusahaan karena pembayaran transaksi berjalan lancar. Vendor dapat membuat dan menagih invoice penjualan, kemudian perusahaan membayarnya sesuai dengan termin yang disepakati.
Baca Juga: Memahami Peran Vendor dalam Dunia Bisnis dan Tips Memilihnya
- Request for Proposal
Request for Proposal adalah metode pengadaan yang mana perusahaan mengirimkan permintaan pengajuan proposal secara formal kepada vendor. Proposal itu berisikan sejumlah kriteria yang dibutuhkan dari vendor. Selanjutnya, vendor yang tertarik akan menjawab permintaan tersebut dengan memberikan penawaran.
Metode pengadaan ini umumnya dilakukan oleh perusahaan yang menjalankan proyek tingkat tinggi, yang mana perusahaan tidak hanya membutuhkan penawaran barang/jasa, tetapi juga diskusi lebih jauh untuk dapat menjalankan proyek tersebut.
- Request for Quotation
Metode pengadaan ini dianggap paling sederhana karena perusahaan hanya perlu memaparkan kebutuhan, kualifikasi, dan harga kepada beberapa vendor. Dengan begitu, vendor yang menyanggupi dapat menjawab dengan mengirimkan kualifikasi barang/jasa serta quotationnya kepada perusahaan.
Request for Quotation ini cocok dilakukan oleh perusahaan yang memiliki standar jelas, dan berfokus pada estimasi anggaran perusahaan. Karena itu, ketika sudah menemukan vendor yang dapat menyanggupi kebutuhan perusahaan sesuai dengan quotation, perusahaan akan melanjutkan kerja sama dengan mengirimkan surat perjanjian kerja sama.
Vendor kemudian akan mengirimkan invoice untuk segera dibayarkan. Perusahaan dapat melakukan pembayaran invoice itu dengan kartu kredit untuk memperlancar transaks bisnis.
Bayar invoice dengan kartu kredit adalah salah satu fitur dari aplikasi OnlinePajak yang memudahkan perusahaan dalam mengelola transaksi bisnis.
Tidak hanya itu, fitur bayar invoice dengan kartu kredit ini juga membantu perusahaan dalam menjaga arus kas karena pembayaran dapat dilakukan tanpa perlu menggunakan kas usaha. Ditambah, ada masa jatuh tempo hingga 55 hari, semakin mempermudah perusahaan dalam mengelola keuangan.
Fitur ini hanya bisa digunakan di aplikasi OnlinePajak. Tertarik mencoba? Hubungi sales OnlinePajak sekarang untuk informasi registrasi secara gratis dan cara menggunakan fiturnya.
Demikian pembahasan singkat mengenai metode pengadaan barang dan jenis-jenisnya. Pengadaan barang ini merupakan proses yang dilakukan oleh perusahaan dalam memenuhi kebutuhan barang/jasa yang dibutuhkan untuk menjalankan operasional perusahaan.
Referensi
Wikipedia, Metode Pemilihan (Pengadaan), 2024