Vendor adalah salah satu pihak yang sering terlibat dalam transaksi bisnis. Pemilihan vendor yang tepat dapat membantu mengembangkan bisnis dengan baik. Apa saja jenis vendor yang ada dalam dunia bisnis? Bagaimana cara memilihnya?
Memahami Definisi Vendor
Mengutip dari Wikipedia, vendor adalah perusahaan yang berkontribusi barang-barang atau jasa. Vendor adalah perusahaan yang memproduksi persediaan atau stok barang dan menjual kepada hubungan lanjutan dalam supply chain.
Lebih lanjut lagi, vendor adalah istilah supply chain management yang berarti pihak yang menyediakan barang atau layanan jasa kepada entitas lain. Vendor dapat menjual secara B2B (business-to-business), B2C (business-to-customer), ataupun B2G (business-to-government).
Definisi lainnya, vendor adalah pihak yang menyediakan bahan mentah untuk keperluan bisnis perusahaan lain. Bahan mentah tersebut umumnya untuk kebutuhan produksi. Namun, ada juga vendor yang memasok barang-barang setengah jadi, atau pelayanan jasa.
Tugas dan Tanggung Jawab Vendor
Dalam dunia bisnis, tugas vendor adalah menyediakan persediaan barang atau layanan jasa pada bisnis lain, seperti definisi di atas. Persediaan barang dapat berupa bahan mentah, barang setengah jadi, atau barang jadi. Persediaan barang atau layanan jasa ini kemudian diberikan kepada bisnis lain, atau bahkan kepada konsumen akhir.
Maka dengan kata lain, tugas vendor adalah memenuhi permintaan pihak lain yang bekerja sama dengannya, memastikan produk atau jasa yang diberikan berkualitas terbaik, dan memberikan penawaran harga yang bersaing.
Vendor pun memiliki tanggung jawab dalam bisnis, di antaranya:
- Bertanggung jawab atas kualitas barang atau jasa yang diberikan.
- Menyediakan barang dan/atau jasa dengan tepat waktu, sesuai dengan kesepakatan yang telah dibuat.
- Bertanggung jawab terhadap keamanan barang atau jasa yang diberikan.
- Memberikan pelayanan terbaik dengan harga yang bersaing.
Fungsi Vendor
Dalam supply chain, vendor berfungsi memastikan tersedianya barang atau jasa yang dibutuhkan bisnis lain untuk kegiatan operasionalnya.
Artinya, suatu bisnis atau perusahaan akan membutuhkan vendor saat tidak dapat menyediakan atau mencari bahan baku sendiri.
Karena itu, vendor cukup memengaruhi kelancaran operasional suatu bisnis. Maka, penting untuk mencari vendor terbaik dan menjaga kualitas kerjanya. Adanya masalah yang dilakukan pihak vendor dapat berdampak negatif pada bisnis.
Jenis-Jenis Vendor
Secara garis besar, vendor terbagi menjadi dua jenis, yaitu vendor penyedia barang dan vendor penyedia jasa.
- Vendor Penyedia Barang
Vendor penyedia barang merupakan pihak yang menyediakan barang kepada bisnis lain untuk mendukung kegiatan produksi bisnis tersebut. Di dalam kelompok ini, ada vendor yang menyediakan barang berupa bahan mentah, barang setengah jadi, dan barang jadi. Sebagai contohnya, vendor benang menyediakan benang pada bisnis kain, atau vendor kain menyediakan kain untuk bisnis pakaian.
- Vendor Penyedia Jasa
Vendor penyedia jasa merupakan pihak yang menyediakan layanan jasa berupa keahlian tertentu ke bisnis lain. Salah satunya adalah vendor jasa pengiriman.
Cara Kerja Vendor dengan Perusahaan
Pada umumnya, suatu perusahaan yang membutuhkan vendor penyedia barang dan jasa akan mencari vendor-vendor potensial. Kemudian setelah melakukan pertimbangan, suatu bisnis akhirnya menetapkan satu vendor yang menjadi pihak penyedia barang kebutuhannya.
Setelah membuat kesepakatan, umumnya perusahaan akan membuat pesanan pembelian. Pesanan itu dikirimkan kepada vendor.
Vendor terpilih akan menerima pesanan tersebut dan membuat pesanan. Vendor juga akan mengirimkan invoice atas pesanan tersebut, yang berisikan informasi transaksi pembelian (jumlah barang, total harga, keterangan pembayaran, dan sebagainya.)
Selanjutnya, vendor akan mengirimkan pesanan sesuai dengan tanggal yanng telah disepakati.
Ketika pesanan sudah tiba, perusahaan akan melakukan pengecekan dan melakukan pembayaran sesuai dengan invoice yang diterima.
Barang-barang tersebut kemudian diolah dalam kegiatan produksi, untuk kemudian dijual kepada konsumen akhir.
Baca Juga: Alur Transaksi Pembelian Ini Wajib Diketahui oleh Pelaku Usaha
Tips Cara Memilih Vendor
Karena memegang peranan cukup penting dalam kelancaran proses bisnis serta memengaruhi kualitas produksi, penting untuk dapat memilih vendor terbaik dan sesuai dengan kebutuhan. Ada beberapa tips untuk mendapatkan vendor yang berkualitas:
- Cek variasi barang atau jasa yang ditawarkan oleh vendor. Jika vendor memiliki variasi, perusahaan dapat memesan lebih dari 1 jenis barang atau jasa pada 1 vendor saja.
- Mempertimbangkan harga yang ditawarkan. Harga mahal belum tentu mencerminkan kualitas barang atau jasa yang baik, dan sebaliknya. Pertimbangkan harga dengan kualitas barang atau jasa, serta perhitungkan dengan budget perusahaan.
- Pelayanan Vendor. Pelayanan yang baik umumnya sepadan dengan harga yang ditawarkan, serta banyaknya klien yang menjadi langganan.
- Menerima rekomendasi dari rekan bisnis. Boleh jadi rekan bisnis menggunakan suatu vendor tertentu dan mereka memberikan rekomendasi vendor tersebut. Hal ini dapat dipertimbangkan.
Kesimpulan
Sebagai pihak yang menyediakan barang dan jasa untuk keperluan produksi, vendor memegang peranan yang cukup penting. Kelancaran proses bisnis suatu usaha dapat dipengaruhi oleh vendor yang dipilih. Karena itu, penting untuk menemukan dan memilih rekan vendor yang tepat.
Di sisi lain, vendor bertanggung jawab memastikan barang dan jasa yang diberikan berkualitas terbaik, serta memenuhi permintaan yang dibutuhkan bisnis lain. Tidak hanya itu, vendor turut bertanggung jawab atas keamanan barang serta pelayanannya pada bisnis lain.
Maka dari itu, penting untuk memilih rekan vendor yang terpercaya. Dengan bantuan aplikasi OnlinePajak, perusahaan dapat mengelola transaksi bisnis dengan vendor, dan dapat menghindari kesalahan pembayaran pajak karena identitas yang kurang tepat atau faktur yang tidak sesuai.Bagaimana caranya? Pelajari lebih lanjut, daftar sekarang di sini.