Pengertian Transaksi Pembelian
Sebelum membahas tentang alur transaksi pembelian, mari pahami terlebih dahulu arti dari transaksi pembelian itu sendiri. Transaksi pembelian adalah kegiatan untuk mendapatkan barang atau jasa dengan cara memberikan balas jasa berupa senilai uang yang sama dengan nilai barang atau jasa yang diperolehnya. Barang yang dimaksud adalah barang yang merupakan kebutuhan konsumen, pedagang, dan produsen.
Biasanya, para konsumen yang membeli barang/jasa akan mengonsumsi atau menggunakannya untuk keperluan pribadi, baik dalam bentuk barang kebutuhan pokok, kebutuhan penunjang, maupun untuk kemewahan semata.
Namun, apabila pedagang yang membeli barang/jasa, biasanya akan menjualnya kembali dengan tujuan memperoleh lebih banyak keuntungan. Berbeda lagi apabila seorang produsen yang membeli, biasanya hal tersebut akan membantu mereka memenuhi kebutuhan perusahaan, misalnya bahan baku yang dibeli bertujuan agar dapat digunakan untuk menunjang proses produksi.
Baca Juga: 3 Jenis dan Contoh Invoice dalam Transaksi Bisnis, Apa Saja?
Alur Transaksi Pembelian
Alur transaksi pembelian biasanya meliputi beberapa tahapan. Apa saja? Mari simak di bawah ini:
1. Permintaan Bagian Penjualan
Dalam proses pembelian, mulai dari bagian penjualan/produksi akan mengajukan permintaan barang. Permintaan barang ditentukan dengan 3 cara, yakni secara intuitif, penelitian pasar, dan perhitungan stok barang.
2. Survei Pasar
Selanjutnya, setelah pengajuan permintaan barang telah dilakukan, maka bagian gudang akan melakukan survei pasar untuk memilih produsen/agen/grosir terbaik yang akan dijadikan supplier bagi perusahaan. Supplier sangat berperan penting, dari mulai produksi hingga pendistribusian barang dari perusahaan. Supplier yang tepat akan meningkatkan efisiensi dari segi dana dan kinerja perusahaan.
3. Penerimaan Penawaran Barang
Tahap ini biasa disebut juga sebagai Purchase Order (PO). Dokumen PO dikirim ke supplier yang telah dipilih perusahaan. Selanjutnya, supplier akan mengirimkan surat penawaran dengan lebih detail dibandingkan dengan katalog dan daftar harga yang sudah ada.
4. Menentukan Supplier
Dalam memilih supplier, perusahaan tidak boleh sembarangan. Supplier yang terpilih tentu harus sesuai keinginan perusahaan, yang mana dapat menguntungkan perusahaan. Pilihlah supplier yang paling memberikan keuntungan dengan mempertimbangkan harga, kualitas, dan pelayanannya.
5. Buat Daftar Barang/Jasa yang Akan Dibeli
Setelah menentukan supplier, selanjutnya Anda perlu melakukan pendaftaran barang/jasa yang akan Anda pesan. Dengan begitu, perusahaan akan lebih mudah dalam memperkirakan kebutuhan dan juga dana yang akan dikeluarkan.
6. Kirim Surat PO
Daftar barang/jasa sudah dibuat, selanjutnya perusahaan dapat melakukan pemesanan dengan mengirimkan surat PO kepada supplier. Sebaiknya perusahaan tidak melakukan pengiriman surat tersebut secara mendadak. Hal ini akan berdampak pada waktu pendistribusian barang ke perusahaan. Anda perlu juga untuk membuat estimasi waktu pengiriman ketika melakukan proses pemesanan.
7. Tanda Tangan Surat Perjanjian
Tahap ini adalah tahap Anda dan supplier melakukan penandatanganan surat perjanjian jual beli. Penandatanganan surat ini dibutuhkan sebagai tanda bahwa transaksi telah resmi dilakukan. Selain itu, surat bertandatangan ini sebagai bukti apabila salah satu pihak melakukan kesalahan/pelanggaran perjanjian.
Baca Juga: Kenali Ragam Bukti Transaksi yang Berlaku di Indonesia
8. Penerimaan Barang
Setelah proses selesai, maka perusahaan tinggal menunggu barang tiba. Nantinya, setelah barang diterima, akan ada penerbitan surat tanda terima barang kepada pemesan oleh supplier. Selain itu, ada juga pengakuan bahwa barang masuk ke dalam pembukuan pemesanan.
9. Pemeriksaan Barang yang Telah Diterima
Barang yang sudah diterima harus melewati pemeriksaan sebelum surat penerimaan barang ditandatangani. Hal-hal yang perlu diperhatikan saat pemeriksaan barang dilakukan adalah kuantitas dan kualitas barang. Setelah pemeriksaan dan hasilnya cocok dengan kualitas yang baik, maka bagian pembelian menerima faktur yang diterbitkan oleh supplier. Isinya adalah rincian pembelian baran, nilai pajak, diskon (bila ada dan digunakan), dan jumlah bersih pembelian. Faktur juga digunakan sebagai tagihan atas pembelian yang belum dibayar. Invoice harus cocok dengan PO, tanda terima barang, dan jumlah pengakuan utang.
Baca Juga: Mengenal Letter of Credit, Pembayaran untuk Transaksi Internasional
10. Retur
Adanya kesalahan terkadang tidak luput dari alur transaksi pembelian seperti ini. Maka, bila terjadi kekeliruan atau kecacatan barang, Anda bisa melakukan retur barang kepada supplier. Tapi, bila seluruh barang diterima dengan baik dan sesuai, proses yang satu ini bisa Anda lewatkan.
11. Pembayaran
Ini adalah tahap pembayaran sesuai dengan prosedur pengeluaran kas yang berlaku dalam perusahaan. Mengapa harus sesuai dengan prosedur pengeluaran kas? Agar mempermudah Anda pada proses pembukuan keuangan perusahaan nantinya.
Baca Juga: Aplikasi Faktur Pembelian: Sinkronisasi Transaksi di OnlinePajak
Itulah tadi alur transaksi pembelian yang umumnya dilakukan perusahaan. Dalam melakukan transaksi, tentu dokumentasi sangat dibutuhkan. Pendataan, surat menyurat, pembukuan tentu tidak boleh salah.Terkadang, prosesnya yang panjang dan dilakukan secara terpisah berpotensi terjadinya kekeliruan. Namun, Anda tidak perlu khawatir, karena kini terdapat aplikasi yang dapat membantu Anda meminimalisir kesalahan tersebut. Mulai dari pembuatan invoice, data pajaknya, hingga retur dan pembayaran dapat Anda lakukan dalam satu aplikasi terpadu, OnlinePajak. Tertarik menggunakannya? Klik di sini!