Outstanding Payment Adalah: Penyebab & Cara Mengelolanya

Definisi Outstanding Payment

Outstanding payment adalah pembayaran yang tertunda atau masih belum diselesaikan pelanggan ke pemasok dalam jangka waktu tertentu. Istilah ini sering digunakan dalam dunia bisnis dan keuangan untuk menggambarkan piutang yang masih diterima oleh perusahaan.

Di beberapa kasus, pembayaran yang belum dibayar muncul karena pelanggan belum melakukan pembayaran sesuai dengan ketentuan yang telah disepakati. Dampak yang mungkin terjadi apabila outstanding payment tidak dikelola dengan baik adalah terganggunya arus kas bisnis yang bisa menghambat aktivitas operasional perusahaan. 

Jenis-Jenis Outstanding Tagihan

Outstanding tagihan bisa dikategorikan berdasarkan beberapa faktor, yakni berdasarkan jatuh tempo dan jenis transaksi. Berikut ini beberapa jenis outstanding payment yang umum: 

1. Berdasarkan Jatuh Tempo

• Current Outstanding Payment: Tagihan yang belum jatuh tempo tetapi harus tetap dipantau agar pembayaran dilakukan tepat waktu.
• Overdue Outstanding Payment: Tagihan yang telah melewati jatuh tempo tetapi belum dibayar. Perusahaan biasanya mengirimkan pengingat kepada pelanggan untuk segera menyelesaikan pembayaran.

2. Berdasarkan Jenis Transaksi

• Outstanding Invoice: Tagihan dalam bentuk invoice yang telah diterbitkan tetapi belum dibayarkan oleh pelanggan.
• Outstanding Loan Payment: Pembayaran pinjaman yang masih tertunda dan belum dilunasi oleh peminjam.
• Outstanding Credit Card Payment: Tagihan kartu kredit yang belum dibayar oleh pemegang kartu.

3. Berdasarkan Status Pembayaran

• Partial Outstanding Payment: Sebagian dari total tagihan telah dibayar, tetapi masih ada sisa yang harus dilunasi.
• Full Outstanding Payment: Seluruh tagihan masih belum dibayar oleh pelanggan.

Baca Juga: Otomatisasi Pembayaran jadi Solusi Tingkatkan Manajemen Keuangan Industri Teknologi

Penyebab Terjadinya Outstanding Tagihan

Ada beberapa hal yang menjadi penyebab munculnya outstanding payment. Bisa berasal dari pihak pelanggan atau sistem internal perusahaan, seperti berikut ini: 

1. Masalah Keuangan pada Pelanggan

Pelanggan yang mengalami kesulitan finansial sehingga tidak bisa membayar tepat waktu. Prioritas keuangan pelanggan juga bisa saja berubah, sehingga pembayaran ditunda. 

2. Kesalahan dalam Sistem Penagihan

Biasanya, terjadi kesalahan dalam penerbitan invoice, seperti jumlah tagihan yang tidak sesuai. Hal lain mungkin karena terlambatnya pengiriman invoice kepada pelanggan. 

3. Ketidaksepakatan atas Tagihan

Pelanggan mungkin merasa tidak puas dengan barang atau jasa yang diterima, sehingga menunda pembayaran atau adanya perbedaan pemahaman antara perusahaan dan pelanggan terkait rincian tagihan.

4. Kurangnya Sistem Pengingat Pembayaran

Ketidaksediaan sistem otomatis yang mengingatkan pelanggan tentang jatuh tempo pembayaran menjadi alasan lainnya. Selain itu, juga kurangnya komunikasi antara tim keuangan dan pelanggan.

Cara Mengelola Outstanding Payment

Demi memastikan pembayaran yang tertunda ini tidak menumpuk sehingga berdampak pada terganggunya arus kas perusahaan, berikut ini cara yang bisa Anda terapkan dalam mengelolanya: 

1. Gunakan sistem penagihan otomatis, sistem invoice digital, dan semacamnya agar Anda bisa mengingatkan pelanggan tentang pembayaran. Kirim notifikasi otomatis sebelum dan sesudah jatuh tempo. 
2. Mengirimkan pengingat pembayaran secara berkala baik melalui email maupun pesan teks lainnya sebelum tagihan jatuh tempo. Apabila sudah lewat tenggat waktu, Anda bisa tingkatkan urgensi pengingat dengan komunikasi yang lebih personal namun tetap profesional. 
3. Bila perlu, berikan insentif berupa diskon bagi pelanggan yang membayar lebih awal. Anda bisa juga terapkan denda atau bunga keterlambatan untuk mencegah pelanggan menunda pembayaran. 
4. Pahami bila pelanggan mengalami kesulitan keuangan dan pertimbangkan untuk menawarkan skema pembayaran bertahap. Diskusikan solusi terbaik agar kedua pihak bisa mendapatkan kesepakatan yang saling menguntungkan. 
5. Gunakan jasa penagihan profesional apabila pembayaran telah melewati batas waktu yang wajar untuk membantu penagihan. Namun, pastikan juga jasa penagihan yang digunakan memiliki reputasi yang baik dan sesuai dengan regulasi yang berlaku. 
6. Langkah yang tidak kalah penting, buat laporan keuangan yang terstruktur agar perusahaan dapat memantau pembayaran yang belum dibayar lebih efektif. Anda bisa gunakan dashboard keuangan yang mempermudah pemantauan tagihan yang belum dibayar. 
7. Menggunakan platform digital seperti OnlinePajak membantu menghemat waktu dalam mengelola outstanding payment, mengurangi kesalahan manual, dan meningkatkan transparansi keuangan. Dengan manajemen yang baik, Anda dapat menjaga kelancaran cash flow dan kesehatan finansial bisnis.

Kesimpulan

Outstanding payment adalah tagihan yang belum dibayar oleh pelanggan dan harus dikelola dengan baik agar tidak mengganggu arus kas perusahaan. Jenis outstanding payment bisa bervariasi, mulai dari invoice yang belum dibayar hingga pinjaman yang belum dilunasi.

Penyebab outstanding payment dapat berasal dari pelanggan maupun sistem internal perusahaan. Oleh karena itu, penting untuk menerapkan strategi penagihan yang efektif, seperti menggunakan sistem otomatis, memberikan pengingat rutin, dan menerapkan kebijakan diskon atau denda.

OnlinePajak menawarkan beragam fitur untuk meningkatkan arus kas bisnis Anda, seperti pembayaran invoice dan permintaan pembayaran invoice/penagihan invoice. Semua ini bisa Anda lakukan di OnlinePajak dengan lebih mudah dan cepat. Tidak hanya itu, Anda juga bisa mengelola kewajiban perpajakan Anda tanpa harus khawatir akan adanya kesalahan karena OnlinePajak merupakan aplikasi terintegrasi yang mitra resmi DJP dan diawasi secara langsung. 

Hubungi tim sales OnlinePajak untuk informasi lebih lengkap dan temukan solusi dari masalah bisnis dan perpajakan Anda.

Dengan pengelolaan yang baik, perusahaan dapat meminimalkan risiko keterlambatan pembayaran dan menjaga kesehatan finansialnya.