Pada bisnis skala besar, transaksi bisnis umumnya akan membutuhkan berbagai jenis dokumen agar berjalan dengan lancar. Pada saat ingin melakukan pembelian, pihak pembeli akan mengirimkan dokumen berupa purchase order kepada penjual. Apa itu purchase order?
Pengertian Purchase Order
Mengutip dari Wikipedia dan diterjemahkan ke dalam bahasa Indonesia, purchase order atau Po adalah dokumen komersial yang diterbitkan oleh pembeli dan diserahkan kepada penjual, menunjukkan permintaan mengenai tipe barang dan/atau jasa, jumlah, dan harga yang disepakati. Dokumen ini umumnya digunakan untuk mengendalikan pembelian barang dan/atau jasa dari supplier eksternal dan menjadi bagian penting dalam sistem enterprise resources planning (ERP system).
Dengan PO, pembeli dapat menyampaikan secara jelas permintaan pembelian yang ingin dilakukan kepada penjual. Di sisi lain, PO dapat melindungi seller karena dokumen ini mencegah terjadinya penolakan pembayaran atas transaksi yang terjadi.
Format dan Contoh Purchase Order
Pada dasarnya, purchase order memuat informasi mengenai permintaan pembelian dari pembeli. Maka setidaknya, purchase order harus memuat poin-poin ini:
- Nomor Purchase Order
- Tanggal diterbitkannya PO
- Nama dan alamat pembeli
- Nama dan alamat penjual
- Nama barang dan/atau jasa yang ingin dibeli
- Jumlah barang da/atau jasa yang ingin dibeli
- Harga
- Total harga
- Metode pembayaran
- Tanda tangan
Berikut ini adalah beberapa contoh format PO yang bisa digunakan untuk bisnis.
Baca Juga: Alur Transaksi Pembelian Ini Wajib Diketahui oleh Pelaku Usaha
Perbedaan Purchase Order, Purchase Requisition, dan Invoice
Banyaknya dokumen yang dibutuhkan pada saat akan melakukan transaksi bisnis boleh jadi membingungkan, seperti, apa bedanya purchase order dengan purchase requisition?
Purchase Order kerap kali disamakan dengan purchase requisition. Meski memiliki fungsi yang sama, yaitu untuk mengajukan permintaan barang dan/atau jasa, keduanya memiliki tujuan yang berbeda.
Purchase order diterbitkan oleh pembeli untuk dikirimkan kepada penjual, dalam hal ini pihak eksternal bisnis. Pembeli mengirimkan permintaan pembelian kepada penjual yang menyediakan barang dan/atau jasa tersebut.
Sedangkan purchase requisition atau purchase order request merupakan dokumen pengajuan permintaan barang dan/atau jasa yang diterbitkan oleh suatu departemen dan diberikan kepada departemen lain secara internal. Jadi, dokumen PR ini lebih digunakan untuk internal perusahaan.
Baca Juga: Purchase Requisition: Fungsi, Format & Perbedaannya dengan PO
Lalu, apa bedanya purchase order dengan invoice?
Umumnya, pembeli akan menerbitkan dan mengirimkan purchase order sebelum transaksi terjadi. Ini juga menjadi salah satu fungsi dari purchase order, yaitu untuk memastikan bahwa penjual dapat menyediakan stok sesuai permintaan. Jika terjadi perubahan jumlah, hal tersebut masih dapat diubah di PO.
Ketika penjual menyatakan bahwa permintaan pembelian dapat dipenuhi, penjual kemudian mengirimkan invoice kepada pembeli sebagai bukti bahwa transaksi terjadi dan pembeli harus melakukan pembayaran.
Informasi dalam invoice tersebut mengambil dari PO yang dikirimkan oleh pembeli.
Ketika pembeli sudah menerima invoice, selanjutnya adalah melakukan pembayaran atas transaksi tersebut. Pembayaran invoice dapat dilakukan sesuai dengan metode pembayaran yang tertera pada invoice.
Pelaku usaha juga dapat melakukan pembayaran invoice dengan kartu kredit sehingga pembayaran dapat dilakukan tepat waktu, arus kas tetap berjalan, tidak perlu memikirkan keterbatasan modal.
Pembayaran invoice dengan kartu kredit merupakan salah satu solusi terkini yang dapat memberikan keleluasaan bagi pelaku usaha untuk menjalankan transaksi. Sebab dengan cara ini, pelaku usaha tetap dapat melakukan transaksi bisnis dan menjaga arus kas tetap lancar.
Metode pembayaran invoice dengan kartu kredit ini dapat pelaku usaha lakukan melalui aplikasi OnlinePajak. Sebagai mitra resmi DJP, OnlinePajak menghadirkan berbagai fitur dan solusi yang memudahkan pelaku usaha dalam menjalankan transaksi bisnis dan kepatuhan pajak.
Bayar invoice ke rekan bisnis dengan kartu kredit adalah salah satu dari solusi yang OnlinePajak tawarkan karena memiliki benefit seperti masa tenggang atau jatuh tempo hingga 55 hari pembayaran, pembayaran ke semua supplier tanpa batas, mendapatkan reward tambahan dari kartu kredit, serta memudahkan pelaku usaha untuk melakukan rekonsiliasi karena pembayaran tercatat oleh sistem.
Bagaimana caranya membayar invoice dengan kartu kredit? Hubungi sales OnlinePajak sekarang untuk informasi selengkapnya.
Referensi
Wikipedia, 2024, Purchase Order