Surat penawaran merupakan salah satu jenis surat yang dibutuhkan dalam berbisnis. Surat penawaran ini juga dapat berfungsi sebagai promosi produk yang dimiliki oleh penjual kepada pembeli. Dengan adanya surat penawaran ini, pembeli dapat mengetahui informasi lengkap mengenai produk yang dijual.
Bagaimana cara membuat surat penawaran? Simak pembahasan lengkapnya di artikel ini.
Pengertian Surat Penawaran
Surat penawaran adalah surat yang berisi informasi produk (barang atau jasa), yang diterbitkan oleh penjual dan diberikan kepada pembeli. Surat ini juga dapat disebut sebagai offering letter.
Pengertian lainnya, surat penawaran adalah surat yang dibuat untuk menawarkan barang dan/atau jasa yang dijual. Surat ini dibuat secara formal sebagai perantara antara penjual dan pembeli.
Oleh karena itu, surat penawaran juga dianggap sebagai salah satu alat promosi untuk menarik perhatian pembeli.
Fungsi Surat Penawaran Barang
Selain berfungsi sebagai surat untuk menawarkan barang dan jasa, surat penawaran memiliki fungsi lain, di antaranya:
- Memperkenalkan barang atau jasa ke distributor maupun konsumen.
- Mempermudah distributor maupun konsumen untuk mempelajari barang atau jasa.
- Memperluas jangkauan ke distributor atau konsumen yang potensial untuk membeli.
- Meningkatkan promosi barang dan jasa.
- Menjaga relasi yang baik dengan distributor maupun konsumen yang setia.
Baca Juga: Purchase Order: Pengertian, Fungsi, & Formatnya
Format dan Contoh Surat Penawaran
Apa saja yang harus dimuat dalam surat penawaran?
Umumnya, sebuah surat penawaran terdiri dari informasi berikut:
- Kop surat perusahaan yang mencakup alamat lokasi dan alamat email.
- Tanggal penerbitan surat
- Nomor surat.
- Nama penerima surat dan nama perusahaannya.
- Salam pembuka.
- Isi surat penawaran.
- Salam penutup.
- Nama dan tanda tangan pihak penjual.
- Lampiran surat yang merupakan rincian produk serta promo yang berlaku.
Berikut ini adalah contoh surat penawaran yang dapat digunakan.
Surat Penawaran dengan Invoice Penjualan
Apakah surat penawaran sama dengan invoice penjualan?
Kedua dokumen ini memiliki isi yang sama, yaitu menampilkan jenis barang atau jasa yang dijual serta harga. Namun, surat penawaran dan invoice penjualan adalah dua dokumen yang berbeda.
Surat penawaran, seperti namanya, merupakan penawaran barang atau jasa kepada distributor dan pembeli. Isi surat menampilkan jenis barang atau jasa, beserta harga sebagai informasi yang memudahkan pembeli dalam membuat keputusan pembelian.
Surat penawaran juga dapat dikirimkan sebagai balasan atas surat permintaan penawaran dari pembeli. Maka, dokumen ini tidak dapat dikatakan sebagai bukti transaksi.
Sedangkan invoice penjualan merupakan dokumen yang diterbitkan oleh penjual kepada pembeli sebagai bukti transaksi sekaligus permintaan pembayaran atas barang dan/atau jasa yang sudah disepakati kedua belah pihak.
Baca Juga: Cara Membuat Invoice serta Fungsi dan Jenisnya
Dalam alur transaksi, penjual dapat mengirimkan surat penawaran terlebih dahulu kepada pembeli. Ketika pembeli sudah mempertimbangkan keputusan pembelian, baru terjadi transaksi.
Ketika sudah mencapai kesepakatan barang dan harga, penjual baru mengirimkan invoice penjualan kepada pembeli sebagai permintaan pembayaran atas transaksi tersebut.
Untuk memperlancar proses transaksi, penjual dapat membuat dan menagih invoice langsung ke lawan transaksi menggunakan OnlinePajak. Sebagai aplikasi bisnis terdepan, OnlinePajak menghadirkan sejumlah fitur dan layanan yang menjadi solusi dalam mengelola transaksi serta pajak bisnis.
Salah satunya, penjual dapat buat dan tagih invoice penjualan langsung ke lawan transaksi. Dengan begitu, proses transaksi berjalan lebih cepat dan praktis.
OnlinePajak juga menyediakan berbagai metode pembayaran untuk pembeli agar dapat membayar invoice dengan lebih mudah.
Transaksi berjalan lancar, arus kas berputar secara optimal, hubungan bisnis terjaga dengan baik. Tingkatkan pengelolaan transaksi dan pajak bisnis Anda sekarang, hubungi sales OnlinePajak untuk informasi lebih lengkap.