Invoice Penagihan
Selain menjadi bukti transaksi, invoice dapat berfungsi sebagai penagihan pembayaran kepada lawan transaksi. Penjual dapat mengirimkan invoice penagihan ini sebelum atau tepat pada hari jatuh tempo pembayaran agar lawan transaksi dapat melakukan pembayaran secara tepat waktu.
Penagihan invoice ini juga berfungsi menghindari risiko human error seperti lawan transaksi lupa melakukan pembayaran karena invoice yang terlewatkan.
Pengiriman invoice tagihan pembayaran ini dapat dilakukan melalui berbagai cara, seperti mengirimkannya melalui kurir pengiriman, mengirimkannya sendiri secara manual, atau mengirimkannya melalui email. Cara terakhir, yaitu dengan menggunakan email, merupakan cara terbaru yang mana menghemat tenaga dan waktu serta mempersingkat waktu kirim sehingga penjual dapat menagih secara real time.
Email Penagihan Invoice
Email penagihan invoice tidak sekadar mengirimkan invoice ke lawan transaksi. Setidaknya, penjual juga harus menyampaikan beberapa kalimat sehingga penagihan menjadi lebih efektif.
Penjual setidaknya harus menggunakan template email yang tepat untuk mengirimkan email penagihan invoice. Ada template dasar yang dapat penjual gunakan untuk membuat email penagihan invoice.
Alternatif lainnya, penjual dapat menggunakan aplikasi bisnis yang memiliki fitur otomatisasi penagihan invoice, seperti OnlinePajak. Sebagai mitra resmi DJP, OnlinePajak menghadirkan sejumlah fitur dan layanan yang dapat meningkatkan efisiensi dalam mengelola transaksi dan kepatuhan pajak.
OnlinePajak memiliki layanan buat dan tagih invoice dengan cepat dan praktis yang mana penjual dapat menerbitkan invoice dan menagihnya secara langsung ke lawan transaksi.
Tidak hanya itu, layanan ini juga menghadirkan sejumlah metode pembayaran yang memudahkan lawan transaksi untuk melakukan pembayaran invoice, salah satunya adalah menerima pembayaran dengan kartu kredit.
Dengan layanan ini, penjual dapat mengirimkan invoice penagihan langsung kepada lawan transaksi sehingga dapat meningkatkan pembayaran dengan lebih cepat.
Baca Juga: Pembayaran Invoice Tepat Waktu, Simak Tipsnya di Sini!
Contoh Email Penagihan Invoice
Jika tidak menggunakan aplikasi bisnis, penjual dapat mengirimkan email penagihan invoice secara manual.
Ada template body email yang dapat penjual gunakan pada saat akan mengirimkan email penagihan invoice.
- Menuliskan informasi mengenai diri penjual serta barang dan/atau jasa yang telah diserahkan sebelumnya.
Pada saat ingin mengisi body email penagihan invoice, penjual dapat menerangkan informasi mengenai identitas penjual serta barang/jasa yang telah diserahkan/diselesaikan, serta informasi tagihan yang harus dibayarkan. Dengan begitu, lawan transaksi dapat mengetahui asal email tersebut dan jumlah tagihan yang harus dibayarkan.
- Gunakan Bahasa yang Profesional
Saat menulis email, gunakan bahasa yang profesional dan lugas. Hindari menggunakan bahasa santai atau kasual karena dalam bisnis, bahasa ini dapat terlihat kurang sopan. Tidak lupa juga untuk mengucapkan terima kasih karena telah membeli atau menggunakan jasa, serta menginformasikan bahwa invoice terlampir pada email.
- Cantumkan Informasi Penting Pada Subjek Email
Subjek email adalah bagian yang penting pada email. Subjek email merupakan bagian yang ‘menangkap’ perhatian penerima. Ini adalah bagian yang mana penerima membacanya sebelum membuka email. Oleh karena itu, usahakan untuk menulis informasi penting pada subjek email sehingga lawan transaksi menyadari email tersebut adalah email penagihan invoice. Penjual dapat mengisi nomor invoice dan jenis barang/jasa pada subjek email.
Berikut contoh email penagihan invoice beserta subjek email yang dapat digunakan.
Ini adalah contoh email penagihan invoice yang dikirimkan oleh PT ABC kepada PT XYZ.
Subjek Email: Jatuh Tempo Invoice 010/2024 untuk lawan transaksian Laptop 50 unit dari PT ABC
Yth. PT XYZ
Perkenalkan saya (nama perwakilan PT ABC) selaku Finance Staff PT ABC. Bersamaan dengan email ini, saya ingin melampirkan invoice 010/2024 untuk lawan transaksian laptop sebanyak 50 unit dengan total harga Rp500.000.000 (lima ratus juta rupiah), yang akan jatuh tempo pada tanggal 20 Maret 2024.
Pembayaran dapat dilakukan dengan transfer ke rek (nama bank), (nomor rekening), atas nama (nama pemilik rekening).
Jika ada pertanyaan lebih lanjut, silakan menghubungi kami kembali.
Terima kasih,
Hormat saya
(Nama perwakilan PT ABC)
Contoh email di atas merupakan email penagihan invoice sederhana yang dapat digunakan dan dimodifikasi sesuai dengan keinginan pengusaha.
Pembuatan email penagihan invoice ini dapat dilakukan menggunakan layanan email yang digunakan perusahaan.
Baca Juga: 5 Cara Membuat Nomor Invoice untuk Memastikan Penerimaan Pembayaran Lancar
Cara praktis lainnya, pengusaha dapat menggunakan aplikasi bisnis OnlinePajak, kemudian membuat invoice dan mengirimkan penagihannya langsung ke lawan transaksi. Dengan begitu, pengusaha dapat mempersingkat alur transaksi dan menjaga arus kas perusahaan. Tertarik mencoba? Hubungi sales OnlinePajak untuk informasi registrasi akun dan cara menggunakan layanan ini.