Prinsip Hukum Tanda Tangan e-Faktur
Tanda tangan faktur pajak elektronik atau tanda tangan e-faktur sebenarnya sama saja dengan tanda tangan pada faktur pajak manual dipandang dari sisi legalitas. Sama dengan faktur pajak manual, tanda tangan e-faktur juga harus disertakan dalam pembuatan dan pelaporan e-faktur.
Hal ini diatur dalam Pasal 4 Ayat (1) Peraturan Direktur Jenderal Pajak Nomor PER-16/PJ/2014. Dalam peraturan tersebut, secara jelas disebutkan bahwa salah satu persyaratan keabsahan e-faktur adalah, adanya nama dan tanda tangan yang berhak menandatangani faktur pajak. Dus, tanda tangan e-faktur menjadi hal yang tak terpisahkan dari aplikasi e-faktur itu sendiri.
Namun, jika tanda tangan faktur pajak manual adalah berbentuk tanda tangan basah, maka tanda tangan e-faktur sesuai sifatnya berbentuk tanda tangan digital. Meski begitu, prosedur serta aturan legalitas antara tanda tangan faktur pajak manual dan tanda tangan e-faktur adalah sama.
Bentuk Tanda Tangan e-Faktur
Sebelumnya telah disebutkan, bentuk tanda tangan e-faktur secara nyata berbeda dibanding tanda tangan faktur pajak manual. Bentuk tanda tangan e-faktur adalah tanda tangan digital, berbeda dengan faktur pajak manual.
Bentuk tanda tangan e-faktur adalah berupa QR code, yang menyimpan informasi terkait alamat situs untuk memvalidasi data yang ada pada faktur pajak.
Penggunaan QR code sebagai tanda tangan e-faktur ini adalah dengan melakukan pemindaian, dengan melakukan aplikasi scan barcode. Setelah kode dipindai, maka akan muncul link situs untuk melakukan validasi keabsahan data dengan server e-faktur Direktorat Jenderal Pajak (DJP).
Pada situs yang dimasuki, nantinya akan tertera data-data, seperti identitas penjual, pembeli, nomor faktur, nilai barang dan Pajak Pertambahan Nilai (PPN). Penerima faktur bisa melakukan pengecekan dan mengkonfirmasi e-faktur yang disampaikan.
Penggunaan QR code sebagai tanda tangan e-faktur juga membuat Pengusaha Kena Pajak (PKP) pembeli terlindungi dari praktek-praktek curang, sebab dengan melakukan pemindaian QR code, PKP pembeli bisa yakin bahwa PPN yang ia bayarkan benar-benar disetorkan kepada negara.
Alur Penyampaian Pemberitahuan Tanda Tangan e-Faktur
Antara tanda tangan e-faktur dengan tanda tangan faktur pajak manual sebenarnya tidak ada perbedaan, dalam hal alur pemberitahuan nama dan tanda tangan pejabat/pegawai yang berwenang menandatangani faktur pajak.
Dalam hal ini, supaya tanda tangan e-faktur sah, PKP harus menyampaikan surat pemberitahuan penunjukan pejabat/pegawai yang ditunjuk, serta harus melampirkan spesimen tanda tangan.
Surat pemberitahuan disertai dengan spesimen tanda tangan ini ditujukan kepada Kantor Pelayanan Pajak (KPP) tempat PKP tersebut dikukuhkan. Setelah nama pejabat/pegawai terdaftar resmi di Direktorat Jenderal Pajak (DJP) maka tanda tangan e-faktur berbentuk QR code sah digunakan.
Pun demikian ketika PKP mengganti pejabat/pegawai yang berwenang menandatangani faktur pajak, tata caranya sama. PKP mengirimkan surat pemberitahuan perubahan nama pejabat/pegawai yang berwenang menandatangani faktur pajak ke KPP tempat PKP tersebut dikukuhkan.
Merubah Tanda Tangan e-Faktur
Merubah tanda tangan e-faktur, dalam arti nama pejabat/pegawai yang berwenang menandatangani faktur pajak sebenarnya mudah. Seperti yang telah disebutkan di atas, PKP harus mengirimkan surat pemberitahuan perubahan nama pejabat/pegawai yang berwenang menandatangani faktur pajak kepada KPP tempat PKP tersebut dikukuhkan.
Setelah surat pemberitahuan tersebut diterima dan nama pejabat/pegawai yang berwenang menandatangani faktur pajak telah resmi terdaftar di DJP, maka PKP harus melakukan perubahan dalam aplikasi e-faktur, supaya aplikasi bisa dipergunakan oleh orang yang ditunjuk.
Langkah-langkah mengubah tanda tangan e-faktur dalam aplikasi e-faktur adalah sebagai berikut:
- Masuk ke menu “Referensi” dan ke “Administrasi User”. Dalam menu “Administrasi User ini, tinggal mengubah nama user dengan nama baru, yakni orang yang ditunjuk menggantikan penandatangan faktur sebelumnya. Setelah nama user dirubah, klik “Daftarkan User”.
- Setelah mendaftarkan user baru, yang harus dilakukan adalah mengubah profil PKP di menu “Management Upload” ke “Profil PKP” dan masuk “Penandatanganan”.
Setelah dua langkah ini dilakukan, maka nama tanda tangan e-faktur telah selesai dirubah dan bisa digunakan. Jika nama penandatangan yang telah diganti tetap muncul pada faktur yang belum upload dan mendapat status approval, hal tersebut akan langsung berubah begitu faktur diunggah dan di-approve, dimana nama penandatangan yang baru akan langsung muncul.