Aplikasi e-Faktur dan Cara Mudah Menggunakannya
Sebagai Pengusaha Kena Pajak (PKP), Anda wajib untuk membuat faktur pajak dan cara membuatnya dapat melalui aplikasi perpajakan e-Faktur. Karena itu, Anda perlu mengetahui cara menggunakan aplikasi e-Faktur dengan benar.
Seperti yang kita ketahui Bersama, e-Faktur adalah aplikasi perpajakan yang digunakan untuk membuat faktur pajak elektronik dan SPT Masa PPN sesuai dengan ketentuan perundangan-undangan yang berlaku.
Namun, tidak semua PKP tahu cara menggunakan aplikasi e-Faktur. Khususnya, bagi perusahaan/pengusaha yang baru dikukuhkan sebagai PKP. Nah, artikel ini akan memandu Anda menguasai cara menggunakan e-Faktur dengan cepat.
Namun bagi Anda yang baru akan menggunakan e-Faktur, ketahui lebih dulu syarat menginstal e-Faktur desktop yang merupakan aplikasi milik Ditjen Pajak.
Baca juga: Cara Instal e-Faktur dan Setting Server Client
Persyaratan Sistem
Setiap aplikasi memiliki kebutuhan spesifikasi tersendiri agar dapat dijalankan di komputer penggunanya. Untuk dapat menjalankan aplikasi e-Faktur, berikut persyaratan sistem yang dibutuhkan:
1. Perangkat Keras:
- Processor Dual Core.
- 3 GB RAM.
- 50 GB harddisk space.
- VGA dengan resolusi layar minimal 1024×768.
2. Perangkat Lunak:
- Sistem Operasi: Linux/ Mac OS/ Microsoft Windows.
- Java versi 1.7.
- Adobe Reader.
- Terhubung dengan jaringan internet baik direct connection ataupun proxy.
Aplikasi e-Faktur dapat diunduh melalui alamat situs: https://efaktur.pajak.go.id/aplikasi. Untuk menjalankan aplikasi e-Faktur cukup pilih folder Aplikasi Efaktur yang sesuai dengan jenis sistem operasi komputer PKP, kemudian pindahkan folder tersebut ke komputer PKP.
Lokasi penyimpanan folder aplikasi juga tidak ditentukan. Ada enam jenis folder Aplikasi e-Faktur yang disediakan berdasarkan sistem operasi-nya yaitu:
- Efaktur Windows 32 bit
- Efaktur Windows 64 bit
- Efaktur Linux 32 bit
- Efaktur Linux 64 bit
- Efaktur Macinthos 64 bit
Setelah selesai mengunduh folder aplikasi e-Faktur, jangan lupa mempersiapkan dokumen dan file pendukung yang terdiri dari surat pemberitahuan kode aktivasi, password akun PKP, file sertifikat elektronik, dan passphrase sertifikat elektronik.
Baca juga: Aplikasi e-Faktur: Definisi, Keuntungan & Syarat Menggunakan Faktur Pajak Online
Panduan Cara Menggunakan Aplikasi e-Faktur
Berikut informasi dasar yang perlu Anda tahu untuk menjalankan aplikasi e-Faktur dengan benar:
1. Jalankan aplikasi e-Faktur dengan menjalankan “ETaxInvoice.exe” pada folder Aplikasi.
2. Lakukan koneksi ke database aplikasi e-Faktur dengan memilih “Lokal Database”, lalu klik tombol “Connect”. Pada saat dijalankan pertama kali, akan tampil form “Register ETax Invoice”. Saat melakukan registrasi aplikasi e-Faktur, pastikan komputer terhubung dengan internet. Apabila menggunakan internet proxy, lakukan setting proxy terlebih dahulu pada form “Pilih Database” dengan meng-klik link “Setting aplikasi”
3. Pada saat aplikasi dijalankan pertama kali, lakukan registrasi aplikasi e-Faktur. Caranya, dengan masukan 15 digit nomor NPWP dan kode aktivasi yang diberikan melalui surat pemberitahuan kode aktivasi.
Klik “Open” pada form Register Etax Invoice pada baris “sertifikat elektronik” (cari di mana sertifikat elektronik yang sudah diunduh atau dicopy dari Compact Disc (CD) diikuti dengan input passphrase untuk memverifikasi sertifikat elektronik.
Selanjutnya, akan keluar form Captcha untuk menghubungkan komputer PKP dengan server DJP, masukan captcha” dan password akun PKP, kemudian klik “Submit”, dan registrasi akan langsung terkirim ke server DJP.
4. Registrasi User e-Faktur. Setelah registrasi aplikasi e-Faktur berhasil dilakukan, user akan diminta mendaftarkan user admin level 0 aplikasi dan meng-input data sebagai berikut:
- Isi nama user aplikasi. Tekan enter untuk pindah ke isian berikutnya.
- Isi nama lengkap dengan nama penandatangan faktur pajak yang dilaporkan ke KPP Pratama.
- Isi password admin aplikasi. Tekan enter untuk pindah ke isian berikutnya.
- Isi kembali password admin aplikasi. Tekan enter untuk pindah ke isian berikutnya.
- Klik tombol daftarkan user.
5. Setelah user admin berhasil ditambahkan, user akan diarahkan ke “Login Aplikasi”. Untuk dapat menggunakan aplikasi e-Faktur, lakukan “Login Aplikasi”. Isi nama user dan password login aplikasi.
Setelah berhasil login, akan tampil halaman awal aplikasi e-Faktur. Menu-menu yang tersedia sesuai dengan tipe user yang login ke aplikasi.
6. Pada menu referensi, lengkapi profil PKP dari menu “Management upload profil PKP”. Isi informasi yang belum tersedia, yaitu kode pos, nomor telepon, nomor handphone. Nama dan jabatan penandatangan SPT dilakukakan pertama kali setelah registrasi.
7. Administrasi user. Pada menu referensi, Anda bisa menambahkan administrasi user sesuai dengan kebutuhan perusahaan PKP. Siapkan model penggunaan berdasarkan nature organisasi perusahaan PKP.
Penting untuk diketahui, pengguna aplikasi dibagi menjadi dua yaitu: admin dan user perekam.
8. Input data lawan transaksi melalui menu “Referensi Lawan Transaksi Administrasi Lawan Transaksi” atau impor data lawan transaksi melalui menu “Referensi Lawan Transaksi Impor”.
9. Input data barang/jasa melalui menu “Referensi Barang/Jasa Administrasi Barang/Jasa atau Impor Data Barang/Jasa” melalui menu “Referensi Barang/Jasa Import”.
10. Input data Nomor Seri Faktur Pajak (NFSP) melalui menu “Referensi Referensi Nomor Faktur”. Sebelum membuat faktur pajak, pengguna harus mendapatkan NFSP dari Aplikasi e-Nofa.
11. Input atau impor data faktur pajak melalui menu “Faktur”.
12. Upload data faktur pajak melalui menu “Management Upload”.
13. Buat File PDF faktur pajak elektronik melalui menu “Faktur”.
14. Input atau impor data dokumen lain yang dipersamakan dengan faktur pajak melalui menu “Dokumen Lain”.
15. Posting data faktur pajak yang telah dibuat melalui menu “SPT Posting”.
16. Aktifkan SPT PPN 1111 melalui menu “Buka SPT”.
17. Tampilkan lampiran SPT dan lengkapi datanya melalui menu “SPT Formulir Lampiran”.
18. Tampilkan SPT Induk dan lengkapi datanya melalui menu “SPT Formulir Induk”.
19. Rekam data SSP melalui menu “SPT Formulir Induk”.
20. Buat file untuk pelaporan data SPT melalui menu “SPT Buka SPT”.