Aturan Denda Keterlambatan Pembayaran: Bagaimana Menentukannya?

Haruskah Menetapkan Denda untuk Keterlambatan Pembayaran?

Ternyata di beberapa kasus, menetapkan denda untuk keterlambatan pembayaran dapat menjadi alat yang efektif guna mendorong pelanggan membayar tepat waktu. Denda itu sendiri berfungsi sebagai insentif negatif yang mendorong kepatuhan terhadap tenggat waktu pembayaran.

Akan tetapi penerapan denda pun harus mempertimbangkan hubungan bisnis jangka panjang dengan pelanggan. Terlalu keras dalam menerapkan denda juga dapat merusak hubungan baik, namun terlalu lunak juga bisa membuat pelanggan tidak disiplin dalam pembayaran. Sehingga butuh strategi yang matang dalam menerapkan dan menentukan denda. 

Hal-Hal yang Menjadi Pertimbangan dalam Menetapkan Denda

Sebelum Anda menetapkan denda keterlambatan, sebaiknya ppertimbangkan hal-hal berikut ini:

1. Keadilan dan Kewajaran: Pastikan besaran denda tidak memberatkan pelanggan secara tidak wajar.
2. Kejelasan dalam Kontrak: Cantumkan ketentuan denda secara jelas dalam perjanjian atau invoice, termasuk besaran dan cara perhitungannya.
3. Kesesuaian dengan Regulasi: Pastikan denda yang diterapkan sesuai dengan peraturan yang berlaku, termasuk regulasi dari Kementerian Keuangan.
4. Fleksibilitas: Berikan ruang untuk negosiasi atau penghapusan denda dalam situasi tertentu, seperti force majeure atau kondisi khusus pelanggan.

Besaran Ideal untuk Keterlambatan Pembayaran

Besaran denda keterlambatan pembayaran tentu tergantung pada industri, jenis layanan, dan kesepakatan yang telah dibuat antar pihak yang terlibat. Besarannya bervariasi tergantung pada industri, jenis layanan, dan kesepakatan antara pihak-pihak yang terlibat. Namun, umumnya denda akan diberlakukan sebesar 1-2% dari total invoice per bulan. Angka ini bisa dianggap wajar untuk beberapa industri atau situasi, tetapi angka ini bisa saja bervariasi. Bisa juga tidak harus selalu terkait dengan pembebanan biaya. Sebagai opsi lain, Anda juga dapat mempertimbangkan pemutusan rantai pasok barang/jasa ke pelanggan hingga tagihan tersebut dibayar sebagai sanksi.

Melakukan riset pada industri yang tengah Anda jalani bisa menjadi langkah awal dalam mempertimbangkan pengadaan denda untuk keterlambatan pembayaran. Pelajari pula beberapa invoice yang biasanya ditetapkan oleh bisnis serupa dan situasi-situasi apa yang menjadi dasar pertimbangan penetapan denda tersebut. 

Namun, pada akhirnya, trik yang paling tepat adalah dengan mendiskusikan tentang hal ini bersama pelanggan sebelum invoice dibuat. Hal-hal yang bisa didiskusikan bisa terkait kondisi yang bisa berubah kapan saja dengan alasan yang berbeda-beda. Bisa jadi pemberian denda juga bukan solusi satu-satunya yang bisa dilakukan, melainkan komunikasikan secara mendalam dengan pelanggan untuk menemukan jalan keluar yang paling tepat bagi kedua pihak. 

Baca Juga: Outstanding Tagihan Adalah: Definisi, Penyebab, dan Cara Mengelolanya

Regulasi Terkait Denda Keterlambatan Pembayaran

Beberapa regulasi dari Kementerian Keuangan yang mengatur tentang denda keterlambatan pembayaran antara lain:

• Peraturan Menteri Keuangan Nomor 135/PMK.04/2021: Mengatur tentang tarif atas sanksi administratif berupa denda dan tata cara pengenaan, pemungutan, dan penyetoran sanksi administratif berupa denda atas pelanggaran ketentuan devisa hasil ekspor dari kegiatan pengusahaan, pengelolaan, dan/atau pengolahan sumber daya alam.
  
• Peraturan Menteri Keuangan Nomor 109/PMK.05/2023: Mengatur tentang tata cara pengenaan denda keterlambatan penyelesaian pekerjaan dalam pengadaan barang/jasa pemerintah.
  
• Peraturan Menteri Keuangan Nomor 68/PMK.03/2017: Merupakan perubahan atas Peraturan Menteri Keuangan Nomor 91/PMK.03/2015 tentang pengurangan atau penghapusan sanksi administrasi atas keterlambatan penyampaian surat pemberitahuan, pembetulan surat pemberitahuan, dan keterlambatan pembayaran atau penyetoran pajak.

Menetapkan aturan denda keterlambatan pembayaran dapat menjadi strategi yang efektif guna mendorong pelanggan membayar tepat waktu. Selain itu, perusahaan juga bisa menjaga arus kas agar tetap stabil. 

Namun, penerapannya juga harus mempertimbangkan keadilan, kejelasan, dan kesesuaian dengan regulasi yang berlaku. Untuk mencegah terjadinya keterlambatan pembayaran, Anda bisa menggunakan layanan aplikasi yang bisa membantu mengelola transaksi bisnis Anda, seperti OnlinePajak. Di OnlinePajak, terdapat fitur pengingat guna meminimalisir risiko keterlambatan pembayaran.

Bersama OnlinePajak, perusahaan tidak hanya bisa mengelola invoice dengan lebih efisien, namun juga meningkatkan kepatuhan perpajakan dan mengoptimalkan proses penagihan secara digital. 

Kelola tagihan Anda lebih cerdas dan efisien dengan teknologi yang tepat, seperti OnlinePajak. Hubungi tim sales OnlinePajak untuk informasi lebih lengkap dan temukan solusi dari masalah bisnis dan perpajakan Anda. Mulai perjalanan digitalisasi invoice Anda sekarang bersama OnlinePajak.