Apa Itu Surat Jalan?
Surat jalan, atau sering disebut juga dengan delivery order (DO) atau packing list, adalah dokumen tertulis yang menyertai barang yang dikirim. Dokumen ini berfungsi sebagai bukti bahwa barang telah dikirim dan memberikan informasi rinci terkait pengiriman tersebut. Surat jalan mencantumkan detail seperti nama penerima, alamat tujuan, jenis barang, jumlah, dan keterangan lain yang relevan.
Sebagai bukti pengiriman, surat jalan membantu Anda menghindari kesalahan pengiriman, mempercepat proses penagihan, serta meningkatkan kepercayaan pelanggan atau mitra bisnis Anda.
Komponen Utama Surat Jalan
- Nomor dan Tanggal: Surat jalan selalu dilengkapi dengan nomor dan tanggal pembuatan. Ini membantu dalam pelacakan dan pencatatan administratif.
- Informasi Pengirim dan Penerima: Nama dan alamat pengirim serta penerima menjadi informasi kunci. Ini penting untuk memastikan barang dikirim ke alamat yang benar.
- Deskripsi Barang: Surat jalan mencantumkan deskripsi barang yang dikirim, termasuk jenis, jumlah, dan spesifikasi lain yang relevan.
- Tanda Tangan dan Stempel: Tanda tangan pengirim atau perwakilan yang melepaskan barang, serta stempel perusahaan, memvalidasi keaslian surat jalan.
- Instruksi Khusus: Jika ada instruksi khusus terkait penanganan atau pengiriman barang, informasi ini biasanya dimasukkan dalam surat jalan.
Kelebihan Penggunaan Surat Jalan
- Pelacakan dan Pencatatan: Surat jalan membantu dalam pelacakan pengiriman barang, sehingga semua pihak terkait dapat memantau status pengiriman.
- Bukti Pengiriman: Sebagai dokumen resmi, surat jalan berfungsi sebagai bukti bahwa barang telah dikirim, memberikan kepercayaan kepada penerima dan pengirim.
- Administrasi yang Efisien: Dengan mencatat informasi rinci, surat jalan menyederhanakan proses administrasi dan pencatatan di perusahaan.
- Ketepatan Pengiriman: Penggunaan surat jalan memastikan barang dikirim sesuai dengan instruksi yang tertera, menghindari kebingungan atau kesalahan pengiriman.
Baca Juga: Surat Penagihan: Definisi, Fungsi, dan Contoh Penulisan
Contoh Surat Jalan
Berikut ini beberapa contoh surat jalan pada umumnya:
#1: Pengiriman Barang Elektronik
PT Elektronik Mandiri
Nomor Surat Jalan: SJ/EM/20220101
Tanggal: 15 Januari 2022
Kepada,
Pelanggan Setia
Nama: Budi Jaya
Alamat: Jl. Merdeka No. 123, Kota ABC
Barang yang Dikirim:
- 10 unit Laptop Merek A
- 5 unit Smartphone Merek B
Catatan Tambahan: Barang fragile, mohon penanganan hati-hati.
Tanda Tangan Penerima: ______________
(Stempel Perusahaan)
#2: Pengiriman Bahan Baku
CV Bahan Maju
Nomor Surat Jalan: SJ/BM/20220102
Tanggal: 20 Januari 2022
Kepada,
Pabrik Mebel Indah
Nama: Ibu Susanti
Alamat: Jl. Industri No. 45, Kota XYZ
Barang yang Dikirim:
- 500 lembar Kayu MDF
- 200 kg Lem Bubuk
Catatan Tambahan: Barang harus disimpan dalam ruangan berpendingin.
Tanda Tangan Penerima: ______________
(Stempel Perusahaan)
#3: Pengiriman Skincare
#4: Pengiriman
#5: Pengiriman Handphone
Kesimpulan
Surat jalan adalah alat yang penting dalam manajemen pengiriman barang. Dengan menyajikan informasi yang lengkap dan akurat, surat jalan membantu memastikan efisiensi dan ketepatan pengiriman. Contoh surat jalan di atas memberikan gambaran konkret mengenai bagaimana dokumen ini diaplikasikan dalam situasi nyata. Dengan memahami komponen-komponen utama dan kelebihan penggunaannya, perusahaan dapat meningkatkan proses distribusi barang dan memastikan kepuasan pelanggan.
Baca Juga: SP2D: Mengenal Surat Perintah Pencairan Dana & Keunggulannya
Surat jalan juga membantu Anda menghindari kesalahan pengiriman, meningkatkan kepercayaan pelanggan atau mitra bisnis, dan mempercepat proses penagihan. Bicara tentang proses penagihan, dalam transaksi bisnis yang dilakukan saat ini tentu Anda membutuhkan kecepatan, akurasi, dan efisiensi.
Tahukah Anda bahwa OnlinePajak mampu menyuguhkan itu semua? Proses pembayaran invoice maupun penagihan invoice dapat Anda lakukan di OnlinePajak dengan lebih cepat, proses yang sederhana dan mudah, serta hasil yang akurat sehingga menciptakan efisiensi kerja yang maksimal.