Ternyata, ada beberapa langkah dalam membuat format invoice yang perlu diketahui pelaku bisnis. Apa saja? Simak penjelasan lengkapnya di artikel ini.
Sekilas Tentang Invoice
Invoice dalam bahasa Indonesia disebut faktur. Faktur adalah dokumen yang dikeluarkan oleh penjual kepada pembeli sebagai permintaan pembayaran atas barang atau jasa yang sudah atau akan diterima pembeli. Dokumen ini berisi rincian penting mengenai transaksi tersebut, seperti:
- Jumlah, jenis, dan harga barang atau jasa yang dibeli
- Tanggal pembuatan invoice
- Tanggal jatuh tempo pembayaran (kapan pembeli harus melunasi pembayaran)
- Informasi penjual dan pembeli (nama, alamat, nomor telepon, email)
- Intinya, faktur adalah bukti transaksi resmi antara penjual dan pembeli.
Jika berbentuk fisik, invoice dibuat dalam tiga rangkap: satu lembar untuk pembeli, satu lembar untuk arsip penjualan, dan lembar lainnya untuk laporan bagian keuangan.
Kini, banyak perusahaan yang menggunakan invoice digital atau e-Invoice untuk keperluan transaksi. Kelebihannya, invoice digital ini lebih ramah lingkungan karena tidak menggunakan kertas, lebih mudah disimpan dan dicari ketika dibutuhkan, serta minim risiko rusak atau hilang yang dapat menyulitkan proses audit.
Baca Juga: Pembayaran Digital: Trik Meningkatkan Transaksi Bisnis di Era 4.0
Format Invoice yang Sesuai
Invoice yang lengkap dan informatif harus memuat beberapa elemen penting, antara lain:
- Informasi Perusahaan: Nama, alamat, nomor telepon, email, dan logo perusahaan.
- Informasi Pelanggan: Nama, alamat, nomor telepon, email, dan nomor pelanggan (jika ada).
- Nomor Invoice: Nomor unik untuk setiap invoice.
- Tanggal Invoice: Tanggal invoice diterbitkan.
- Deskripsi Barang atau Jasa: Deskripsi lengkap barang atau jasa yang dibeli, termasuk jumlah, harga satuan, dan total harga.
- Pajak: Jumlah pajak yang dikenakan (jika ada).
- Biaya Tambahan: Biaya tambahan seperti ongkos kirim, biaya pengemasan, atau biaya lainnya (jika ada).
- Total Pembayaran: Jumlah total yang harus dibayar oleh pelanggan.
- Jatuh Tempo Pembayaran: Tanggal terakhir pembayaran harus dilakukan.
- Metode Pembayaran: Cara pembayaran yang diterima (misalnya transfer bank, tunai, kartu kredit).
- Catatan Tambahan: Catatan penting lainnya seperti informasi garansi, kebijakan pengembalian, atau petunjuk penggunaan.
Cara Membuat Invoice yang Profesional
Dengan memiliki invoice yang profesional, Anda dapat meningkatkan kepercayaan klien dan memperkuat hubungan bisnis Anda. Simak cara membuat invoice yang profesional di bawah ini.
1. Gunakan Format yang Sesuai
Pertama-tama, pilihlah format yang sesuai untuk invoice Anda. Ada banyak template invoice yang tersedia secara online, tetapi pastikan Anda memilih yang sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda. Pastikan invoice tersebut mencakup informasi penting seperti nama perusahaan, alamat, nomor telepon, dan alamat email.
2. Sertakan Detail Transaksi dengan Jelas
Sertakan detail transaksi dengan jelas dalam invoice Anda. Ini mencakup deskripsi produk atau layanan yang dibeli, jumlahnya, harga per unit, dan total biaya. Pastikan untuk mencantumkan semua item dengan teliti dan jelas agar tidak ada kebingungan di kemudian hari.
3. Tambahkan Informasi Pembayaran
Jangan lupakan untuk menambahkan informasi pembayaran dalam invoice Anda. Ini termasuk metode pembayaran yang diterima, batas waktu pembayaran, dan detail rekening bank jika diperlukan. Dengan menyertakan informasi pembayaran yang jelas, Anda dapat memudahkan klien Anda untuk melakukan pembayaran tepat waktu.
4. Cantumkan Nomor Invoice
Setiap invoice harus memiliki nomor unik yang dapat diidentifikasi. Nomor invoice ini akan memudahkan pelacakan transaksi dan membantu dalam manajemen keuangan bisnis Anda. Pastikan nomor invoice ini berurutan dan tercatat dengan rapi untuk referensi di masa depan.
Baca Juga: 3 Cara Menggunakan Invoice Automation di Bisnis Anda
5. Berikan Informasi Kontak yang Jelas
Sertakan informasi kontak yang jelas dalam invoice Anda, baik itu informasi perusahaan maupun informasi kontak pribadi jika diperlukan. Ini akan memudahkan komunikasi antara Anda dan klien jika ada pertanyaan atau masalah terkait dengan transaksi.
6. Tambahkan Logo Perusahaan
Tambahkan logo perusahaan Anda ke dalam invoice untuk memberikan sentuhan profesional. Logo perusahaan akan membantu memperkuat identitas merek Anda dan memberikan kesan yang baik kepada klien Anda.
7. Review dan Verifikasi
Sebelum mengirimkan invoice kepada klien, pastikan untuk meninjau dan memverifikasi semua informasi yang tercantum di dalamnya. Periksa kesalahan atau ketidaksesuaian agar tidak menimbulkan kebingungan atau masalah di kemudian hari.
Cara membuat invoice yang profesional adalah langkah penting dalam menjaga kredibilitas dan profesionalisme bisnis Anda. Dengan mengikuti langkah-langkah yang telah dijelaskan di atas, Anda dapat membuat invoice yang tidak hanya informatif tetapi juga menciptakan kesan yang baik kepada klien Anda. Jangan lupa untuk selalu memperbarui dan menyempurnakan proses pembuatan invoice Anda sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.
Baca Juga: Metode Pembayaran Invoice Serta Term of Payments Untuk Bisnis
OnlinePajak kini hadir dengan fitur pembayaran invoice yang dapat membantu perusahaan di Indonesia. Dalam fitur ini, Anda dapat melakukan pembayaran invoice atau tagih invoice.
Anda dapat menggunakan aplikasi bisnis OnlinePajak untuk menerbitkan dan mengelola invoice transaksi bisnis Anda. Tidak hanya itu, sebagai mitra resmi DJP, Anda juga dapat menerbitkan faktur pajak secara langsung sehingga transaksi dapat berjalan dengan lebih lancar.
Selain mengelola invoice, OnlinePajak juga menawarkan solusi otomatisasi invoice dan penagihan untuk kelancaran transaksi bisnis. Solusi ini sangat bermanfaat bagi Anda yang ingin meningkatkan proses bisnis.
OnlinePajak telah dipakai dan dipercaya oleh banyak perusahaan terkemuka di Indonesia. Nikmati fitur dan solusi yang OnlinePajak tawarkan untuk bisnis Anda sekarang, hubungi sales OnlinePajak untuk informasi registrasi.