Pengertian e-Signature
e-Signature merupakan bentuk tanda tangan elektronik yang terdiri dari informasi elektronik yang dilekatkan atau terkait dengan informasi elektronik lainnya yang relevan. Tanda tangan elektronik biasanya akan digunakan sebagai alat verifikasi dan autentifikasi, serta sebagai bukti keaslian atas identitas pengirim dokumen.
Klien atau rekan Anda yang menerima dokumen dengan dibubuhi tanda tangan elektronik dapat memeriksa dokumen yang diterimanya apakah benar dan datang dari rekan kerjanya atau pesan tersebut sudah diubah setelah ditandatangani, baik secara sengaja ataupun tidak.
Penggunaan e-Signature ini sebenarnya telah dilakukan sejak lama. Namun, sejak terjadinya pandemi Covid-19, penggunaan tanda tangan elektronik dianggap pilihan yang efektif guna mengurangi kontak langsung yang dapat menyebabkan penularan.
Baca Juga: Pentingnya e-Meterai pada Dokumen Elektronik
Dasar Hukum Penggunaan e-Signature
Terkait dasar hukum penggunaan e-Signature di Indonesia, terdapat dalam Pasal 1 Ayat (12) Undang-Undang (UU) Nomor 11 tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik (ITE). Berdasarkan peraturan tersebut, e-Signature dianggap sah jika memenuhi sejumlah syarat berikut:
- Data pembuatan tanda tangan elektronik hanya diketahui oleh pemilik tanda tangan.
- Hanya pemilik tanda tangan yang berhak menggunakan tanda tangan elektronik tersebut.
- Segala perubahan yang terjadi setelah tanda tangan elektronik bisa diketahui.
- Segala perubahan dalam informasi elektronik yang berhubungan dengan tanda tangan elektronik diketahui.
- Memiliki cara untuk mengetahui pemilik tanda tangan elektronik.
- Memiliki cara untuk mengetahui bahwa pemilik tanda tangan elektronik telah menyetujui informasi elektronik terkait.
Selain peraturan tersebut, ada beberapa ketentuan lainnya terkait e-Signature, yakni:
- Peraturan Pemerintah (PP) Nomor 82 tahun 2012 tentang Penyelenggaraan Sistem dan Transaksi Elektronik.
- UU 11 tahun 2008 dan PP 82 tahun 2012 mengakui legalitas dan berisi tentang syarat agar e-Signature dianggap sah secara hukum.
- Peraturan OJK Nomor 77 tahun 2016 tentang Layanan Pinjam Meminjam yang Berbasis Teknologi Informasi.
- Surat Edaran OJK Nomor 18/SEOJK.02/2017 tentang Tata Kelola dan Manajemen Risiko Teknologi Informasi pada Layanan Simpan Pinjam Uang Berbasis Teknologi Informasi.
Baca Juga: 5 Cara Membuat e-Signature untuk Dokumen Digital Anda, Simak di Sini!
Cara untuk Memastikan e-Signature Sah secara Hukum
Agar e-Signature dapat dianggap sah secara hukum, perusahaan harus memastikan bahwa dokumen yang ditandatangani telah memenuhi persyaratan yang ditetapkan oleh UU ITE. Selain itu, ada beberapa cara yang dapat dilakukan untuk memastikan keabsahan e-Signature, antara lain:
- Menggunakan platform e-Signature yang sudah terpercaya dan terakreditasi
- Memastikan bahwa e-Signature hanya digunakan oleh orang yang berwenang untuk menandatangani dokumen
- Mencatat setiap tindakan dan aktivitas yang terjadi selama proses penggunaan e-Signature
Manfaat Penggunaan e-Signature
Setelah mengetahui pengertian dan dasar hukumnya, Anda tentu penasaran manfaat apa yang dihadirkan dalam penggunaan e-Signature dewasa ini di Indonesia. Berikut ini manfaat yang bisa Anda nikmati dalam menggunakan tanda tangan elektronik:
- Mempercepat proses administrasi bisnis
- Mengurangi risiko kehilangan dokumen yang berisi perjanjian atau persetujuan dalam bisnis
- Menjamin keamanan dokumen dan sah di mata hukum
- Menekan biaya mencetak dokumen fisik dan mengirimkannya kembali ke rekan bisnis
- Mempererat proses kolaborasi bisnis
Itulah tadi pembahasan singkat terkait e-Signature mulai dari pengertian, manfaat, dan dasar hukum yang mengaturnya. Kini dalam menggunakan tanda tangan elektronik dalan urusan bisnis, Anda bisa menggunakan OnlinePajak sebagai aplikasi yang mendukung transaksi bisnis dan perpajakan Anda.
Hindari risiko ketidakpatuhan dengan membubuhkan digital signature Anda di dokumen digital kapan saja dan di mana saja. Kami memberikan fleksibilitas bagi Anda untuk melakukan integrasi tanda tangan elektronik dengan sistem kami. e-Signature OnlinePajak resmi dari PERURI dan berinduk di PSrE. Pelajari tentang e-Signature OnlinePajak, yuk!
Referensi:
- Undang-Undang (UU) Nomor 11 tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik (ITE)
- Peraturan Pemerintah (PP) Nomor 82 tahun 2012 tentang Penyelenggaraan Sistem dan Transaksi Elektronik.