5 Cara Membuat e-Signature untuk Dokumen Digital Anda, Simak di Sini!

Share on facebook
Share on whatsapp
Share on twitter
Share on linkedin
Share on facebook
Share on whatsapp
Share on twitter
Share on linkedin

Cara Membuat e-Signature

Pembubuhan e-signature atau electronic signature, atau yang juga dikenal sebagai tanda tangan elektronik, menjadi alternatif ketika harus menandatangi dokumen digital, seperti surat resmi dan kontrak. Lalu, bagaimana cara membuat e-signature? Simak langkah membuatnya di artikel ini.

Pengertian e-Signature

Istilah e-signature atau electronic signature merupakan bahasa Inggris dari tanda tangan elektronik. Artinya, suatu tanda keaslian ketika seseorang melakkan transaksi atau mengirim dokumen maupun pesan secara elektronik.

Tanda tangan elektronik juga digunakan sebagai alat verifikasi dan autentifikasi secara digital, mengutip dari laman resmi Kementerian Kominfo Indonesia (Kemenkominfo).

Penggunaan e-signature ini tidak lepas dari perkembangan teknologi serta situasi pandemi yang melanda pada tahun 2020, saat semua orang diharuskan untuk mengurangi kontak fisik dan saling terhubung secara digital. Hampir sebagian besar orang mengalami transisi dalam pekerjaan atau urusannya, seperti mengesahkan dan berkirim dokumen resmi.

Sebelumnya, mengesahkan dokumen dilakukan dengan membubuhkan tanda tangan ‘basah’, yaitu dilakukan dengan menggoreskan pena di atas kertas–yang umumnya ditempel meterai terlebih dahulu. Kemudian, dokumen ini dikirimkan ke pihak penerima dalam bentuk fisik.

Sekarang, pengesahan dokumen dapat dilakukan dari dari jarak jauh tanpa harus menggoreskan pena. Caranya, pihak yang mengesahkan dapat membuat e-signature dan membubuhkannya pada dokumen secara digital. Tanpa perlu mencetak dokumen kemudian memindainya lagi. Setelah ditandatangani, dokumen dapat langsung dikirimkan secara digital ke pihak penerima.

Meski secara elektronik, ventuk tanda tangan ini memiliki kekuatan hukum. Bahkan saat ini, Kemenkominfo telah meresmikan Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE) dan Tanda Tangan Elektronik (TTE) untuk meminimalkan pemalsuan dokumen. Jadi, tanda tangan yang disediakan oleh PSrE diakui oleh Kominfo memiliki kekuatan pembuktian paling tinggi di mata hukum.

Bagaimana dasar hukum tanda tangan elektronik? Pembahasan lengkap dapat dibaca di sini.

Baca Juga: Kenali E Signature atau Electronic Signature serta Fungsinya di Sini!

Bagaimana Cara Membuat e-Signature?

Jika tanda tangan basah dibuat dengan pulpen, lantas bagaimana dengan membuat e-signature?

Ada berbagai cara membuat tanda tangan elektronik untuk dibubuhkan pada dokumen, mulai dari memindai tanda tangan basah, membuatnya menggunakan aplikasi di gadget, hingga membuatnya secara resmi di PSrE.

1. Memindai Tanda Tangan Basah

Cara ini diyakini sebagai cara termudah untuk membuat tanda tangan elektronik. Sebab, pihak penandatangan hanya perlu memindai tanda tangan basah dengan alat scan/alat pemindai.

Goreskan tanda tangan pengesah dokumen pada kertas polos, kemudian pindai kertas itu agar berpindah bentuk ke format digital. Setelah berubah menjadi format digital, tanda tangan tersebut dapat dibubuhkan pada dokumen penting.

2. Membubuhkannya dengan Bantuan PDF Editor

Pihak pengesah dokumen juga dapat langsung membuat dan membubuhkan tanda tangan elektronik melalui aplikasi penyunting PDF (PDF Editor). Pihak pengesah dapat membuka aplikasi, kemudian membuka dokumen yang ingin disahkan, lalu buat tanda tangan elektronik langsung di atas dokumen.

Umumnya, aplikasi PDF Editor ini akan menawarkan 3 bentuk tanda tangan elektronik, yaitu ‘Type‘ untuk mengetikkan nama dan mengubahnya menjadi tanda tangan, dan ‘Draw‘ untuk menggambar tanda tangan dengan bantuan mouse/trackpad/stylus

Pilihan lainnya adalah ‘Image‘ yang mana tanda tangan diunggah ke dalam dokumen dalam format image. Untuk mengubah tanda tangan menjadi format image, pihak pengesah perlu memindai tanda tangan basahnya.

3. Membuat Tanda Tangan Elektronik via Layanan Google

Salah satu layanan Google, Google Docs memiliki fitur untuk membuat tanda tangan secara digital. Caranya adalah sebagai berikut:

  • Buka dokumen yang ingin ditandatangani menggunakan Google Docs.
  • Klik menu ‘Insert‘, lalu pilih ‘Drawing‘ dan klik ‘New‘.
  • Lalu, pilih ‘Scribble‘.
  • Gunakan mouse atau trackpad untuk menggambar tanda tangan. Jika sudah selesai, pilih ‘Save and Close‘.
  • Tanda tangan akan muncul pada dokumen.

4. Menggunakan Aplikasi Pembuat e-Signature

Meski baru digunakan, sudah ada banyak aplikasi pembuat e-signature yang dapat ditemukan di situs pencarian. Jadi, siapapun dapat membuat tanda tangan elektronik dengan mudah. Sebagian besar aplikasi ini gratis, namun ada juga yang menawarkan opsi premium dengan keuntungannya tersendiri.

5. Melalui PSrE

Cara terakhir, seseorang atau perusahaan dapat membuat e-signature dengan mengakses PSrE yang telah diakui oleh Kementerian Kominfo. Mengutip dari Kemenkominfo, ini cara yang dapat dilakukan untuk membuat tanda tangan melalui PSrE:

  • Akses salah satu penyelenggara sertifikasi elektronik yang sudah diakui Kemenkominfo.
  • Daftar dan buat akun.
  • Verifikasi nomor telepon dan alamat email.
  • Buat password sesuai ketentuan.

Setelah selesai, sudah dapat membuat tanda tangan elektronik tersertifikasi.

Kesimpulan

Kemajuan teknologi serta situasi pandemi yang membatasi kontak fisik, mendukung terjadinya perubahan-perubahan sistem dan cara konvensional menjadi digital, termasuk dalam mengesahkan dokumen. Kini, semua orang dapat menandatangani dokumen-dokumen penting secara elektronik dan tetap memiliki nilai hukum yang kuat. 

Ada berbagai cara untuk membuat e-signature, mulai dari memindai tanda tangan basah, membuat tanda tangan elektronik di aplikasi, hingga mengakses salah satu penyelenggara sertifikasi elektronik (PSrE) yang diakui Kemenkominfo. Pihak pengesah dokumen dapat memilih salah satu dari cara tersebut sesuai dengan kebutuhan dan kepentingannya.

Share on facebook
Share on whatsapp
Share on twitter
Share on linkedin

Hemat Waktu Kelola Pajak Secara Otomatis​

Kelola faktur dan payroll karyawan tanpa memakan banyak waktu. Katakan selamat tinggal kepada lembur!

The banner below this line is for A/B Testing, will only show on experiments

Baca Juga

Perkecil Risiko Ketidakpatuhan Pajak

Hindari penalti saat audit yang umumnya terjadi karena human error. Gunakan fitur rekapitulasi, identifikasi NPWP & NSFP dan hitung otomatis OnlinePajak

OnlinePajak menggunakan cookie untuk memberikan pengalaman terbaik saat menavigasi website. Kebijakan cookie selengkapnya di sini