Invoice Matching
Invoice matching adalah suatu langkah dalam proses invoicing yang membandingkan informasi antara invoice dengan dokumen lain terbukti sama dan akurat.
Proses membandingkan data antara satu dokumen dengan dokumen lainnya bertujuan untuk memastikan tidak ada perbedaan informasi yang dapat menyebabkan terkendalanya proses transaksi.
Sebagai contoh, sebuah perusahaan baju melakukan transaksi dengan pemasok bahan baku. Maka, perusahaan baju akan mengirimkan purchase order ke pemasok bahan baku untuk kemudian diteruskan kepada bagian penjualan. Setelah purchase order diproses, pihak pemasok akan mengirimkan invoice penjualan kepada perusahaan baju.
Ketika menerima invoice dari pihak pemasok, perusahaan baju perlu melakukan invoice matching untuk membandingkan informasi yang tertera dalam invoice sama dengan informasi yang tertera dalam purchase order. Jika sudah sama, perusahaan baju akan memberikan konfirmasi dan melakukan pembayaran.
Baca Juga: Purchase Order: 5 Langkah Efisien Sebelum Membuat PO
Otomatisasi Pengelolaan Invoice
Proses invoicing cukup rumit karena perusahaan harus memastikan keseluruhan dokumen yang berkaitan berisikan informasi yang sama. Di sisi lain, satu dokumen dengan dokumen lainnya tidak diterbitkan dalam 1 sistem yang sama.
Perusahaan dapat meminimalisir risiko perbedaan data ini dengan mengotomatisasi pengelolaan invoice menggunakan aplikasi bisnis, salah satunya OnlinePajak.
Di OnlinePajak, pengusaha dapat membuat invoice dan faktur pajak sekaligus dalam 1 aplikasi terintegrasi. Namun, lebih dari itu, perusahaan dapat melakukan pembayaran invoice langsung dengan metode pembayaran yang turut meningkatkan arus kas usaha.
Namanya layanan bayar invoice dengan kartu kredit. Layanan ini memungkinkan pengusaha untuk dapat melakukan pembayaran invoice tanpa harus menggunakan arus kas usaha. Dengan begitu, pengusaha dapat memaksimalkan penggunakan arus kas usaha untuk kegiatan operasional bisnis lainnya.
Selain bayar invoice dengan kartu kredit, pengusaha juga dapat membuat dan menagih invoice langsung ke lawan transaksi sehingga dapat meningkatkan penerimaan pembayaran.
Sebagai aplikasi bisnis yang mutakhir, OnlinePajak telah dipercaya oleh banyak perusahaan ternama di Indonesia untuk mengelola transaksi dan pajak bisnis mereka. Tingkatkan proses invoicing dengan menggunakan OnlinePajak. Hubungi sales OnlinePajak sekarang untuk informasi lebih lanjut.
Metode Invoice Matching
Proses invoice matching ini dapat dilakukan dengan 3 metode, yaitu ada two-way matching, three-way matching, dan four-way matching.
- Two-way matching, yaitu metode mencocokkan informasi yang tertera dalam invoice sesuai dengan informasi dalam purchase order.
- Three-way matching, yaitu metode mencocokkan informasi yang tertera dalam invoice, sesuai dengan informasi yang ada dalam purchase order dan nota pembelian.
- Four-way matching, yaitu metode membandingkan invoice dengan menambahkan kriteria lain untuk memverifikasi kecocokan data dalam keseluruhan dokumen yang berkaitan terhadap 1 transaksi.
Metode three-way matching merupakan metode pencocokan data yang paling banyak digunakan oleh perusahaan. Jika menggunakan metode ini, perusahaan perlu mencocokkan data antara invoice, purchase order, dan nota pembelian sesuai satu sama lain.
Baca Juga: Contoh Invoice Pembayaran dan Penjualan yang Umum Digunakan dalam Transaksi
Kesimpulan
Invoice matching adalah salah satu proses penting yang harus dijalankan pada saat melakukan transaksi. Invoice matching bertujuan untuk mencocokkan kesesuaian data antara invoice dari lawan transaksi dengan purchase order.
Jika terjadi perbedaan, tentunya hal ini akan berdampak pada terhambatnya jalan transaksi itu sendiri.
Terkadang, pencocokan data ini dilakukan secara manual. Oleh karena itu, perusahaan dapat meningkatkan proses transaksi ini dengan mengotomatisasi pengelolaan invoice perusahaan.