Sekilas tentang Piutang Usaha
Piutang usaha merupakan sejumlah dana yang harus diterima perusahaan dari pelanggan yang telah menerima barang atau jasa secara kredit. Sebuah perusahaan yang memberikan layanan jasa atau menjual produk dengan metode pembayaran tidak langsung atau dengan kata lain secara kredit, maka jumlah terutang ini dicatat sebagai piutang usaha. Piutang usaha adalah aset perusahaan karena mewakili uang yang diharapkan akan diterima perusahaan dalam jangka waktu yang sudah disepakati antara penjual dan pembeli. Sehingga jumlah uang ini sangat penting untuk kelangsungan arus kas perusahaan.
Pengelolaan piutang usaha yang efektif sangat penting untuk menjaga kesehatan finansial perusahaan. Jika piutang tidak dikelola dengan baik, perusahaan bisa mengalami kesulitan keuangan karena pembayaran yang tertunda atau tidak dibayar sama sekali. Oleh karena itu, perusahaan perlu menetapkan kebijakan kredit yang jelas, memantau piutang secara aktif, dan menindaklanjuti pembayaran dengan tepat waktu untuk memastikan arus kas tetap stabil dan mengurangi risiko kredit macet.
Baca Juga: 5 Strategi Mengurangi Days Sales Outstanding
1. Menetapkan Kebijakan Kredit yang Jelas
Salah satu fondasi pengelolaan piutang adalah dengan membuat atau menetapkan kebijakan kredit yang jelas dan efektif. Kebijakan kredit yang dimaksud harus berupa syarat dan ketentuan pembayaran, batas kredit, serta prosedur penagihannya. Penetapan kebijakan yang jelas akan membantu perusahaan Anda dalam meminimalisir risiko kredit macet dan memastikan pelanggan paham akan tanggung jawab dalam melunasi tagihan secara tepat waktu.
Untuk menetapkan kebijakan kredit yang efektif, perusahaan harus mempertimbangkan beberapa faktor, seperti:
- Menilai kemampuan pembayaran pelanggan sebelum memberikan kredit.
- Menentukan jangka waktu pembayaran, seperti 30 hari atau 60 hari.
- Menetapkan batas kredit berdasarkan analisis risiko pelanggan.
- Mengklarifikasi penalti untuk pembayaran yang terlambat, seperti bunga atau biaya tambahan.
2. Menggunakan Sistem Faktur yang Efisien
Gunakan sistem faktur yang efisien untuk memastikan pelanggan menerima tagihan tepat waktu sehingga pelanggan dapat mengatur pembayarannya sesuai jadwal yang telah disepakati. Faktur yang terlambat diterima atau bahkan isinya tidak akurat dapat menyebabkan penundaan pembayaran yang berujung meningkatkan DSO.
Berikut ini beberapa cara yang mungkin bisa Anda lakukan untuk meningkatkan efisiensi sistem faktur:
- Menggunakan perangkat lunak untuk mengotomatiskan pembuatan dan pengiriman faktur, mengurangi kesalahan manusia.
- Mengirim faktur melalui email atau platform digital untuk memastikan pelanggan menerimanya dengan cepat.
- Mengirim pengingat sebelum jatuh tempo untuk mendorong pelanggan membayar tepat waktu.
Terkait pengelolaan faktur yang efisien, Anda bisa mengandalkan aplikasi bisnis seperti OnlinePajak. OnlinePajak merupakan mitra resmi Direktorat Jenderal Pajak (DJP), yang menghadirkan fitur serta layanan yang membantu perusahaan untuk mengoptimalisasi proses bisnisnya, termasuk dalam pengelolaan piutang usaha.
Di OnlinePajak terdapat fitur Permintaan Pembayaran yang akan membantu Anda dalam meningkatkan penerimaan pembayaran dari lawan transaksi. Dengan begitu, perusahaan dapat menerbitkan dan mengirimkan invoice langsung ke lawan transaksi, mengirimkan pengingat pembayaran, invoice penagihan, sampai melakukan rekonsiliasi data yang lebih cepat dan akurat. Gunakan fitur Permintaan Pembayaran ini dengan melakukan registrasi akun di OnlinePajak sekarang.
3. Monitoring dan Pelaporan Piutang secara Aktif
Lakukan monitoring secara aktif dan buat laporan secara teratur untuk membantu perusahaan dalam memantau status pembayaran dan pengambilan tindakan proaktif apabila terjadi keterlambatan pembayaran. Beberapa cara monitoring dan pembuatan laporan ini mungkin bisa Anda jadikan acuan:
- Membuat laporan piutang secara berkala untuk melacak pembayaran yang belum diterima.
- Menggunakan sistem peringatan dini untuk mendeteksi potensi masalah pembayaran sebelum jatuh tempo.
- Melakukan review rutin terhadap piutang untuk memastikan tidak ada pembayaran yang terlewat.
4. Tindak Lanjut Pembayaran secara Proaktif
Tidak perlu sungkan dalam menindaklanjuti pembayaran secara proaktif untuk memastikan bahwa pembayaran diterima secara tepat waktu, sehingga dapat mengurangi risiko piutang macet.Berikut ini 3 cara menindaklanjuti pembayaran secara proaktif:
- Mengirim pengingat beberapa hari sebelum jatuh tempo.
- Menghubungi pelanggan segera setelah jatuh tempo untuk menagih pembayaran.
- Menawarkan opsi pembayaran yang fleksibel jika pelanggan mengalami kesulitan keuangan.
Baca Juga: Tantangan Mengelola Piutang Usaha yang Dihadapi Perusahaan Skala Besar, dan 6 Tips Mengatasinya
5. Menawarkan Insentif untuk Pembayaran Awal
Strategi ini nyatanya masih menjadi salah satu strategi yang efektif dalam melakukan penagihan maupun memotivasi pelanggan untuk segera menuntaskan kewajibannya. Anda bisa memberikan insentif seperti diskon untuk pembayaran yang dilakukan lebih awal agar mendorong pelanggan untuk membayarnya sebelum jatuh tempo. Contohnya:
- Diskon Persentase: Memberikan diskon 2% untuk pembayaran yang dilakukan dalam 10 hari.
- Bonus Loyalitas: Memberikan bonus atau penghargaan kepada pelanggan yang konsisten membayar lebih awal.
6. Menerapkan Teknologi dalam Pengelolaan Piutang
Nyatanya dewasa ini memang kita harus hidup berdampingan dengan teknologi modern yang dimaksudkan untuk mempermudah pekerjaan. Teknologi bisa membantu dalam memantau dan mengelola piutang dengan lebih efisien. Anda bisa menggunakan perangkat lunak khusus atau sistem ERP (Enterprise Resource Planning) untuk mempermudah proses administrasi dan penagihan.
Teknologi yang bisa Anda andalkan, di antaranya:
- Sistem ERP
- Software Manajemen Piutang
- Automasi Pengingat Pembayaran:
7. Membangun Hubungan Baik dengan Pelanggan
Hal terakhir yang tidak boleh Anda lupakan adalah membangun hubungan yang baik dengan para pelanggan Anda. Pelanggan yang merasa dihargai serta menjalin komunikasi yang baik dengan perusahaan, cenderung membayar tagihan tepat waktu dan memberikan informasi apabila mengalami kesulitan keuangan.
Kesimpulan
Pengelolaan piutang usaha yang efektif dalam bidang jasa sangat penting untuk memastikan arus kas perusahaan yang sehat sehingga dapat mengurangi risiko piutang macet dan meningkatkan efisiensi operasional.
Implementasi strategi-strategi ini memerlukan komitmen dan konsistensi, namun manfaat jangka panjangnya akan sangat signifikan bagi kelangsungan dan pertumbuhan bisnis. Optimasi piutang perusahaan Anda dengan OnlinePajak. Hubungi tim pemasaran OnlinePajak sekarang untuk mendapatkan solusi sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.