Memahami Perbedaan Bon, Invoice, Kuitansi, dan Nota

Perbedaan Sederhana Bon, Invoice, kuitansi, dan Nota 

Sebelum membahas lebih detail perbedaan dari bon, invoice, kuitansi, dan nota, berikut ini penjelasan dari perbedaan alat bukti tersebut secara sederhana berdasarkan waktu penerbitan, isi dokumen, dan fungsi utamanya:

Waktu Penerbitan

• Bon: Diterbitkan setelah pembelian langsung.
• Invoice: Dapat diterbitkan sebelum atau setelah barang atau jasa disediakan.
• Kuitansi: Diterbitkan setelah pembayaran diterima.
• Nota: Menyertai barang atau jasa yang dikirimkan.

Isi Dokumen

• Bon: Jumlah pembayaran dan deskripsi transaksi.
• Invoice: Rincian lengkap barang atau jasa, harga, jumlah, dan jumlah total yang harus dibayarkan.
• Kuitansi: Bukti pembayaran dengan rincian jumlah dan tanggal pembayaran.
• Nota: Rincian lengkap barang atau jasa yang dikirimkan.

Baca Juga: Contoh Bon Faktur dan Perbedaannya dengan Kwitansi

Fungsi Utama

• Bon: Bukti pembayaran tunai.
• Invoice: Permintaan pembayaran untuk barang atau jasa.
• Kuitansi: Bukti pembayaran yang diterima oleh penjual.
• Nota: Rincian barang atau jasa yang dikirimkan dan batas waktu pembayaran.

Definisi Spesifik 

Bon

Bon merupakan tanda bukti pembayaran untuk transaksi tunai. Ini umumnya diberikan kepada pelanggan setelah pembelian atau pembayaran langsung. Bon mencakup informasi seperti jumlah pembayaran, tanggal, dan deskripsi singkat item atau layanan yang dibeli. Biasanya ukuran bon lebih kecil dibandingkan tanda bukti pembayaran lainnya.

Fungsi:

• Bukti Pembayaran Tunai: Bon digunakan sebagai bukti pembayaran langsung dalam transaksi tunai.
• Referensi Cepat: Pelanggan dapat menggunakan bon sebagai referensi cepat untuk melihat rincian pembelian.

Namun, bon juga bisa digunakan untuk kegiatan peminjaman uang, biasanya jika digunakan untuk hal ini, bon berisi informasi seputar nama/badan yang memberi pinjaman (kreditur), nama/badan yang menerima pinjaman (debitur), tanggal peminjaman, tanggal pengembalian, jumlah uang/barang yang dipinjam.

Perbedaan mendasar antara bon dengan bukti transaksi lainnya terletak pada bentuknya yang lebih sederhana. Biasanya, bon lazim digunakan sebagai bukti transaksi di minimarket, supermarket, toko bangunan, swalayan, restoran, dsb.

Invoice

Invoice adalah dokumen penagihan yang dikeluarkan oleh penjual kepada pembeli. Ini berisi rincian transaksi, termasuk deskripsi barang atau jasa, harga, jumlah, dan jumlah total yang harus dibayarkan. Invoice dapat diberikan sebelum atau setelah barang atau jasa disediakan.

Fungsi:

• Permintaan Pembayaran: Invoice digunakan sebagai permintaan pembayaran kepada pelanggan atas barang atau jasa yang telah atau akan diberikan.
• Rekam Transaksi: Invoice mencatat detail transaksi untuk keperluan akuntansi dan pelacakan pembayaran.

Pengelolaan invoice dewasa ini sudah jauh lebih mudah. Kemudahan ini hadir berkat adanya aplikasi seperti OnlinePajak yang sudah bisa kelola invoice secara otomatis melalui fitur otomatisasi invoice dan kepatuhan. Dengan fitur ini, Anda bisa membuat invoice, PPN, bukti potong, hingga pembayaran. Tugas-tugas tersebut tergolong rumit, menjemukan, dan memakan banyak biaya dikarenakan memerlukan proses serta cara yang berbeda-beda. Namun, bersama OnlinePajak, Anda bisa melakukannya secara otomatis hanya dalam 1 aplikasi terintegrasi.

Baca Juga: Perbedaan Faktur dan Kwitansi untuk Transaksi Bisnis

Kuitansi

Kuitansi adalah tanda terima pembayaran yang diberikan oleh penjual kepada pembeli sebagai bukti bahwa pembayaran telah diterima. Kuitansi mencakup rincian seperti tanggal pembayaran, jumlah, dan metode pembayaran.

Fungsi:

• Bukti Pembayaran: Kuitansi memberikan bukti resmi bahwa pembayaran telah diterima oleh penjual.
• Rekam Keuangan Pembeli: Pembeli dapat menggunakan kuitansi sebagai bukti pembayaran untuk rekam keuangan pribadi atau perusahaan.

Saat menggunakan kuitansi, lembar kuitansi terdiri dari dua bagian, yakni:

1. Lembar kecil, disebut sub-kuitansi dan disimpan oleh penjual
2. Lembar besar yang diberikan kepada pembeli

Kuitansi juga dibuat dua rangkap yang mana masing-masing akan disimpan oleh penjual dan pembeli. Dapat disimpulkan, kuitansi memiliki fungsi khusus sebagai bukti transaksi penerimaan sejumlah uang dari pemberi uang ke penerima uang. Bukti ini dilengkapi dengan keterangan tujuan/maksud dari transaksi yang dilakukan.

Nota

Nota, atau kuitansi nota, adalah dokumen yang menyertai barang atau jasa yang dikirimkan kepada pelanggan. Ini mencakup informasi seperti jumlah barang, deskripsi, harga, dan jumlah yang harus dibayarkan. Nota seringkali digunakan dalam transaksi kredit.

Umumnya, nota dibagi menjadi 2 jenis, yakni nota debit dan nota kredit. Nota debit merupakan bukti transaksi yang dibuat oleh pihak kedua atas pengembalian barang yang cacat atau rusak. Sedangkan nota kredit berguna sebagai alat pemberitahuan apabila penjual telah mengganti dan mengirimkan kembali barang yang baru sebagai pengganti barang yang rusak atau cacat.

Fungsi umum nota:

• Rincian Transaksi: Nota memberikan rincian lengkap tentang barang atau jasa yang dikirimkan kepada pelanggan.
• Jangka Waktu Pembayaran: Jika transaksi dilakukan secara kredit, nota mencantumkan batas waktu pembayaran yang harus diikuti oleh pelanggan.

Baca Juga: Ragam Tanda Terima dan Perbedaanya dengan Invoice

Kesimpulan

Memahami perbedaan bon, invoice, kuitansi, dan nota sangat penting dalam menjalankan bisnis dengan efisien. Masing-masing dokumen memiliki peran khususnya dalam ekosistem keuangan bisnis, membantu dalam pencatatan transaksi, pembayaran, dan pelacakan keuangan. Dengan pemahaman yang jelas tentang fungsi dan perbedaan ini, perusahaan dapat mengelola keuangan mereka dengan lebih terstruktur dan efektif.