Apa itu Surat Tanda Terima?
Tanda terima adalah suatu bukti telah berlangsungnya transaksi serah terima barang, uang, dokumen, atau jasa antar 2 pihak. Contoh sederhananya adalah ketika ada seorang kurir mengantarkan paket, mereka akan meminta penerima barang untuk menandatangani dokumen setelah barang diserahkan. Dokumen inilah yang disebut sebagai tanda terima.
Tanda penerimaan ini merupakan dokumen yang sangat penting dalam aktivitas bisnis guna menghindari kesalahan yang timbul pada saat pengiriman atau kehilangan barang. Oleh karena itu, surat ini biasanya berisi keterangan barang secara detail, seperti jenisnya, jumlah, nama penerima, dan tanggal penyerahan barang. Meski dalam praktiknya, keterangan dalam surat tersebut bisa saja beragam tergantung kebutuhan masing-masing perusahaan. Namun, setidaknya keterangan tersebut harus tertera dalam dokumen tanda terima.
Fungsi Tanda Terima
Dari penjelasan sebelumnya, Anda tentu sudah bisa sedikit memahami fungsi dari dokumen tanda terima. Untuk memperjelas, berikut ini fungsinya:
1. Sebagai Alat Kontrol Internal
Adanya bukti tanda penerimaan ini, perusahaan jadi dapat mengetahui bahwa pegawai yang diberi tanggung jawab untuk menyerahkan dokumen/barang telah melakukan tugasnya dengan baik.
2. Sebagai Arsip Keluar-Masuk Barang dan Dokumen Milik Perusahaan
Seperti yang Anda tahu, surat tanda penerimaan ini sangat penting. Dokumen ini akan menjadi arsip penting ketika terjadi kesalahpahaman antara pengantar dan penerima barang. Dengan adanya surat tanda terima, Anda bisa melacak kebenaran bahwa barang yang diantar sudah diterima.
5 Contoh Dokumen Tanda Terima
Terdapat beberapa contoh dokumen tanda terima. Namun, 5 di bawah ini merupakan yang paling sering digunakan. Apa saja? Berikut di antaranya:
1. Tanda Terima untuk Pertokoan
Bagi dunia bisnis, surat ini bukanlah hal yang asing. Mulai dari bisnis kecil-kecilan hingga bisnis yang besar. Sama halnya seperti bisnis pertokoan. Dalam kegiatan bisnis ini, pemilik toko biasanya akan memberikan atau menerima tanda terima atas transaksi yang terjadi.
2. Dokumen Penyerahan Barang Kantor
Sejalan dengan kegiatan penyerahan barang kantor. Sebuah kantor tentu memerlukan barang-barang yang secara berkala dibeli atau konsumsi. Misalnya, alat tulis kantor, air mineral, kursi/meja, dan barang lainnya yang perlu diisi ulang. Semua penyerahan barang tersebut, harus memiliki bukti tanda penerimaan. Hal ini akan sangat penting, baik bagi penjual maupun penerima, yakni kantor itu sendiri.
3. Tanda Terima untuk PT
Biasanya, kegiatan yang dilakukan sebuah PT tidak lain adalah perpindahan barang. Dalam melaksanakan kegiatan tersebut, dibutuhkan surat tanda penerimaan barang. Keterangan dalam dokumen tersebut harus detail dan jelas agar tidak terjadi kesalahpahaman ketika proses pemindahan barang.
Sebagai contoh, PT. Surya Kencana ingin melakukan penyerahan sebuah alat berat kepada pihak lain kedua. Alat berat tersebut harus melewati beberapa tes dan uji coba agar dapat dipastikan alat berat dapat berfungsi dengan semestinya.
Setelah pengecekan selesai, maka PT. Surya Kencana akan melakukan penyerahan terhadap alat berat tersebut. Dalam proses penyerahan tersebut, terdapat yang namanya perjanjian dari pihak kedua. Biasanya berisikan tentang kesediaan pihak kedua untuk merawat barang tersebut dan bersedia mengeluarkan dana bila terjadi kerusakan pada kendaraan tersebut.
4. Dokumen Penyerahan Kendaraan Bekas
Dokumen penyerahan kendaraan bekas ini biasanya muncul apabila Anda membeli kendaraan dari pihak individu lain. Ketika proses pengiriman kendaraan, pengirim dan penerima kendaraan wajib memberikan form tanda penerimaan yang mana akan menjadi bukti bahwa pihak kedua telah menerima kendaraan yang ia beli dari pihak pertama. Tidak hanya itu, dokumen penyerahan barang pun akan menjadi bukti transaksi penting bagi perusahaan Anda.
5. Dokumen Tanda Terima untuk Sekolah
Biasanya dokumen tanda terima untuk sekolah ini muncul apabila terjadi transaksi pembelian barang berupa peralatan atau hal-hal yang menunjang kegiatan belajar mengajar di sebuah sekolah. Seperti, bangku, meja, papan tulis, lemari, dan lain sebagainya. Dokumen ini akan menjadi penting guna pengaturan keuangan sekolah dan digunakan pula sebagai laporan periodik.
Baca Juga: Faktur Tagihan: Mengenal Dokumen Pernyataan Tagihan
Perbedaan Antara Tanda Terima dan Invoice
Anda mungkin bertanya-tanya, lalu apa bedanya dokumen tanda terima dengan invoice/faktur? Sederhananya, keduanya dapat dibedakan dilihat dari perannya dalam sebuah transaksi.
Invoice adalah dokumen tertulis yang dikeluarkan penjual yang mana di dalamnya terdapat tagihan yang perlu dibayar oleh konsumen. Isi keterangan di dalam invoice biasanya tentang kuantitas, harga, diskon (bila ada), nomor invoice, jumlah dan total pembayaran, tanggal penerbitan faktur, dan tanda tangan penjual.
Invoice ini dikirimkan sebelum dilakukannya pembayaran pada barang untuk menunjukkan total biaya yang harus dibayarkan. Nantinya faktur akan sangat dibutuhkan dalam menyusun laporan laba rugi perusahaan dagang.
Kurang lebih, berikut ini skema alur aktivitas transaksi pada umumnya:
Surat penawaran (Quotation) > Order penjualan (Sales order) > Invoice/Faktur > Surat tanda terima > Kwitansi.
Seperti yang terlihat pada skema di atas, surat tanda penerimaan diberikan setelah invoice diterima dan produk dikirim kepada pembeli. Tujuan dari kedua dokumen ini pun berbeda. Invoice bertujuan sebagai informasi penagihan pembayaran, sedangkan tanda penerimaan hanya terkait penerimaan barang saja.
Baca Juga: Manfaat e-Faktur OnlinePajak dalam Transaksi Bisnis Anda
Apakah Sulit Membuat Invoice?
Setiap perusahaan biasanya memiliki keterangan di dalam dokumen tersebut yang berbeda-beda. Namun, Anda tidak perlu khawatir. Kini membuat invoice bisa dilakukan dengan mudah, cepat, dan aman melalui aplikasi OnlinePajak. Melalui OnlinePajak, Anda dapat personalisasikan faktur Anda, mulai dari memasang logo hingga menyusun format sesuai dengan kebutuhan Anda.
Anda pun dapat memastikan lawan transaksi menerima invoice dari Anda. Sehingga tidak ada lagi keluhan faktur yang tidak diterima. dan anda juga dapat melakukan pembayaran invoice yang mudah dan aman di OnlinePajak. Platform OnlinePajak memungkinkan Anda untuk memeriksa apabila klien Anda telah menerima invoice atau belum. Ayo, mulai sekarang!